1440 - Minutos

POLÍTICA DE LA JUNTA Núm. 1440 

MINUTOS

El secretario de la junta lleva las actas de todas las reuniones de la junta. Las actas se hacen oficiales después de la aprobación en la próxima reunión programada regularmente de la junta y deben conservarse como un registro permanente del distrito. Las actas deben ser completas y deben mostrar:
A. La fecha, hora y lugar de la reunión;
B. El funcionario que preside;
C. Miembros presentes;
D. Asuntos discutidos durante la reunión y los resultados de cualquier votación que haya ocurrido;
E. Acción de receso de la sesión ejecutiva con una declaración general del propósito;
F. Hora de aplazamiento; y
G. Firma del funcionario que preside y fecha de aprobación del acta.

Cuando se discutan asuntos que puedan requerir un registro detallado, la junta puede ordenar al secretario que registre la discusión. Las grabaciones de audio o video se mantendrán en archivo de la siguiente manera:
A. Si la grabación se transcribe textualmente (palabra por palabra), la grabación debe conservarse durante un (1) año; o
B. Si la grabación solo se utiliza como referencia para crear actas escritas, la grabación debe conservarse durante seis (6) años.

Se proporcionarán actas no oficiales a los miembros de la junta antes de la próxima reunión programada regularmente de la junta y también estarán disponibles para otros ciudadanos interesados. No es necesario leer las actas en público, siempre que los miembros hayan tenido la oportunidad de revisarlas antes de su adopción.

Se mantendrá un archivo de actas permanentes de todas las reuniones de la junta en la oficina del secretario de la junta para que esté disponible para inspección a solicitud de cualquier ciudadano interesado. Salvo que la ley disponga lo contrario, las actas permanentes no se destruirán hasta que el personal del distrito correspondiente apruebe su destrucción. Las actas permanentes deben conservarse de manera que las proteja de pérdidas.

Referencia cruzada:
Política de la Junta 6570 Gestión de datos y registros

Referencias legales:
RCW 28A.400.030 Deberes del superintendente
RCW 42.30.035 Actas
RCW 40.14.070 Destrucción, disposición y donación de registros del gobierno local - Preservación por interés histórico - Comité de registros locales, deberes - Programas de conservación de registros - Registro sellado

Adoptado: 16 de julio de 2002
Revisado: 18 de octubre de 2016
Revisado: 12 de diciembre de 2023