1400 - Conducta de la reunión, orden del día y quórum

POLÍTICA DE LA JUNTA Núm. 1400

REALIZACIÓN DE LA REUNIÓN, ORDEN DEL DÍA Y QUÓRUM

La junta programará sus reuniones de conformidad con la ley, y según lo considere la junta en el mejor interés del distrito y la comunidad. La junta funcionará a través de (1) reuniones ordinarias, (2) reuniones especiales y (3) reuniones de emergencia.

Reuniones Ordinarias: Reuniones de Negocios y de Estudio
Anualmente, el 31 de agosto o antes, la junta aprobará y anunciará su calendario de reuniones regulares para el próximo año escolar. El cronograma identificará las horas, fechas y lugares para las reuniones regulares de negocios y estudio de la junta. La junta se reserva el derecho de modificar dichas reuniones cuando sea necesario, siempre que se cumplan los requisitos de notificación pública. Una agenda de los asuntos que tratará la junta se publicará en el sitio web del distrito no menos de veinticuatro (24) horas antes de la hora de inicio publicada de la reunión.

Si la junta tiene la intención de celebrar reuniones ordinarias en lugares u horarios distintos a los adoptados, la junta notificará la reunión de la misma manera prevista para las reuniones extraordinarias. Todas las reuniones regulares de la junta se llevarán a cabo dentro de los límites del distrito.

El distrito llevará a cabo reuniones remotas o de asistencia física limitada solo en casos de emergencia declarada por el gobierno federal, estatal o local, o en casos de emergencia local, incendio, inundación, terremoto u otra emergencia, y en dichas reuniones proporcionará asistencia telefónica en tiempo real. , electrónico, internet u otros medios fácilmente disponibles de acceso remoto que no requieran un costo adicional para acceder a la reunión.

Reuniones especiales
Las reuniones extraordinarias pueden ser convocadas por el presidente oa solicitud de la mayoría de los miembros de la junta. Se proporcionará a cada miembro de la junta un aviso por escrito de una reunión especial, indicando la hora y el lugar de la reunión especial y los asuntos que se tratarán. También se entregará una notificación por escrito a cada periódico y estación de radio o televisión que haya presentado una solicitud por escrito para tales notificaciones. La notificación por escrito puede entregarse personalmente, por correo, fax o correo electrónico. El aviso debe publicarse en el sitio web del distrito.

El distrito también debe exhibir el aviso en un lugar destacado en la entrada principal de la sede del distrito, así como en el lugar de la reunión si la reunión se lleva a cabo en un lugar que no sea la sede. Durante una emergencia declarada que impide que una reunión se lleve a cabo en persona con una seguridad razonable, el distrito puede publicar un aviso de una reunión remota sin una ubicación física en el sitio web del distrito, o en el sitio web alojado o compartido por otra agencia.

Todos los avisos requeridos deben entregarse o publicarse no menos de veinticuatro (24) horas antes de la reunión.

Un miembro de la junta renuncia al requisito de notificación por escrito si ese miembro de la junta:
1. Presenta una renuncia por escrito a la notificación al secretario de la junta en el momento de la convocatoria de la reunión o antes. La renuncia podrá darse por telegrama, fax o correo electrónico; o
2. Está realmente presente en el momento de la convocatoria de la reunión. 
La junta no tomará una disposición final sobre cualquier asunto que no sean los artículos establecidos en el aviso de la reunión. Si el distrito llama a una reunión especial de la junta para tratar una emergencia que involucre lesiones o daños a personas o propiedad o la probabilidad de tales lesiones o daños, cuando los requisitos de tiempo de dicha notificación harían que la notificación no fuera práctica y aumentaran la probabilidad de tales lesiones o daños. daño, o cuando el aviso requerido no se puede publicar o exhibir con seguridad razonable, incluidas, entre otras, las emergencias declaradas en las que se prohíbe o desaconseja viajar para publicar físicamente el aviso, la junta puede reunirse de inmediato sin previo aviso.

Reuniones de emergencia
Si el distrito determina, a causa de un incendio, una inundación, un terremoto u otra emergencia, que es necesario que la junta tome medidas urgentes para hacer frente a la emergencia, el presidente puede proporcionar un lugar de reunión que no sea el lugar de reunión regular, para una reunión remota sin una ubicación física, o para una reunión en la que la asistencia física de algunos o todos los miembros del público está limitada debido a una emergencia declarada. El presidente puede prever una reunión de emergencia sin previo aviso.

Si, después de la declaración de una emergencia por un gobierno o agencia local o estatal, o por el gobierno federal, el distrito determina que no puede realizar una reunión de la junta con sus miembros o con la asistencia del público en persona con seguridad razonable debido a la emergencia, el distrito:

1. Celebrar una reunión remota sin una ubicación física, o
2. Celebrar una reunión en la que la asistencia física de algunos o todos los miembros del público esté limitada debido a la emergencia declarada.

Los miembros de la junta pueden comparecer en una reunión remota por teléfono o por otros medios electrónicos que permitan la comunicación remota en tiempo real.

Para una reunión remota o una reunión en la que la asistencia física de algunos o todos los miembros del público está limitada debido a una emergencia declarada, el distrito debe brindar una opción para que el público escuche los procedimientos por teléfono o mediante una alternativa disponible. en tiempo real que no requiere ningún costo adicional para acceder al programa.

El distrito proporcionará un aviso para reuniones remotas o reuniones en las que la asistencia física de algunos o todos los miembros del público esté limitada debido a una emergencia declarada de acuerdo con esta Política. El aviso para reuniones de conformidad con una emergencia declarada debe incluir instrucciones sobre cómo el público puede escuchar los procedimientos en vivo y cómo el público puede acceder a cualquier otro medio electrónico de acceso remoto ofrecido por el distrito.

El distrito no tomará una disposición final sobre ningún asunto durante una reunión remota o una reunión en la que la asistencia física de algunos o todos los miembros del público esté limitada debido a una emergencia declarada, a menos que el distrito haya brindado una opción para que el público escuche los procedimientos, a excepción de una sesión ejecutiva, de conformidad con esta Política. 
Noticia Pública
La junta dará un aviso público adecuado para cualquier reunión especial o cuando una reunión regular se aplace para otro momento. La junta puede proporcionar un aviso para una reunión de emergencia de acuerdo con esta Política.

Todas las reuniones estarán abiertas al público con la excepción de las sesiones ejecutivas o cerradas autorizadas por ley. La junta tomará la acción final que resulte de las discusiones de la sesión ejecutiva durante una reunión abierta al público según lo exige la ley.

Las personas con discapacidades que puedan necesitar una modificación para participar en una reunión, y aquellas que puedan tener dificultades para asistir a una reunión en persona debido a condiciones tales como limitaciones de movilidad física, deben comunicarse con la oficina del superintendente a más tardar tres días antes de una reunión regular y tan pronto como sea posible. tan pronto como sea posible antes de una reunión especial para que se puedan hacer arreglos especiales.

Durante el intervalo entre reuniones, la oficina del superintendente, como secretario de la junta, será la oficina de la junta. Los registros públicos del distrito estarán abiertos para inspección en la forma prevista y sujeto a las limitaciones de la ley.

Transmisión y grabación de video en vivo
En un esfuerzo por maximizar la audiencia pública y la transparencia, la junta tiene la intención de transmitir videos en vivo y grabar todas las reuniones comerciales regulares para aquellos interesados ​​en verlos de forma remota o en una fecha posterior. Además, si la capacidad de espectadores u otras circunstancias exigentes lo justifican, la junta puede optar por transmitir y grabar reuniones de estudio, especiales o de emergencia. La información sobre cómo acceder a la función de transmisión en vivo y la grabación, cuando esté disponible, se incluirá en el aviso público.

A partir del 30 de junio de 2024, todas las reuniones ordinarias y especiales de la junta en las que se tome una acción final o se acepte un testimonio público formal, excepto las sesiones ejecutivas o las reuniones de emergencia, se grabarán en audio. Dichas grabaciones se mantendrán durante al menos un año. La grabación incluirá los comentarios de los directores y los comentarios de miembros del público si se acepta el testimonio público formal en la reunión.

Quórum y Votación
Un quórum consiste en la mayoría de todos los miembros de la junta. Para las juntas escolares con cinco miembros, tres miembros de la junta constituyen quórum. Se requiere un quórum para la transacción de negocios, incluida la votación. Los miembros de la junta no están obligados a estar físicamente presentes para asistir a una reunión de la junta. Cualquiera o todos los miembros de la junta pueden asistir a una reunión de la junta y votar a través de cualquier plataforma de comunicación que proporcione comunicación verbal en tiempo real sin estar en el mismo lugar físico que los asistentes.

Además, cualquier reunión celebrada a través de una plataforma de comunicación debe: 1) incluir un aviso adecuado con las contraseñas o códigos de autorización requeridos; 2) ser conocido y accesible al público; y 3) acomodar razonablemente a cualquier miembro del público que desee participar.

La junta no tomará ninguna medida por votación secreta en ninguna reunión que deba estar abierta al público. La junta vota sobre mociones y resoluciones como se describe y permite en las Reglas de Orden de Roberts (Revisadas), Art. VII. Sin embargo, se requiere un voto mayoritario de todos los miembros de la junta para elegir o seleccionar a un superintendente o funcionario de la junta, o llenar una vacante en la junta, y la junta debe votar sobre estos asuntos mediante una votación nominal oral. La junta votará por lista oral siempre que lo exija la ley.

Conducta de la reunión y orden del día
La junta llevará a cabo todas las reuniones de la junta de manera civilizada, ordenada y formal. La junta utiliza las Reglas de orden de Roberts (revisadas) como guía, excepto cuando los estatutos o las políticas de la junta reemplazan dichas reglas. Durante las reuniones de la junta, los miembros de la junta se abstendrán de comunicarse electrónicamente (por ejemplo, por correo electrónico, mensajes de texto, redes sociales) con sus compañeros miembros de la junta.

La junta usará la agenda para establecer su orden del día regular. Sin embargo, el superintendente o un miembro de la junta pueden solicitar adiciones o cambios a la agenda preparada, y la junta puede adoptar una agenda revisada u orden del día por mayoría de votos de los miembros presentes de la junta. Después de la adopción, las mociones para enmendar la agenda requieren mayorías de dos tercios o más para ser aprobadas. En una reunión especial, la junta puede tomar una decisión final solo sobre el asunto contenido en el aviso de la reunión especial.

Es ilegal que cualquier miembro del público a sabiendas lleve o posea en cualquier área de una instalación que se utilice para reuniones oficiales de la junta escolar, un arma peligrosa, que incluye, entre otros, un arma de fuego, “nun-chu-ka palos”, “estrellas arrojadizas”, pistolas o pistolas de aire comprimido, pistolas paralizantes u otras armas peligrosas como se enumeran en RCW 9.41.280. La junta se asegurará de que se publiquen letreros que notifiquen las restricciones a la posesión de armas de fuego y otras armas en las instalaciones que se utilicen para las reuniones oficiales de la junta.

Asistencia Pública y Comentarios
Cualquier miembro del público puede asistir a las reuniones de la junta. La junta puede solicitar, pero no requerirá que las personas se registren, completen cuestionarios o establezcan otras condiciones para la asistencia.

La junta reconoce el valor de los comentarios públicos sobre temas educativos y la importancia de involucrar a miembros del público en sus reuniones. Con el fin de permitir la expresión justa y ordenada de los comentarios del público, con la excepción de situaciones de emergencia, la junta establecerá un período en o antes de cada reunión de negocios regular en el que se llevará a cabo la acción final para los comentarios del público. Durante el período de comentarios públicos, los visitantes pueden dirigirse a la junta sobre cualquier tema dentro del alcance de la responsabilidad de la junta. Los comentarios públicos pueden ocurrir oralmente o mediante comentarios escritos presentados antes de la reunión. Los comentarios por escrito deben cumplir con los estándares de civilidad que se analizan a continuación y deben recibirse antes de las 12:00 del mediodía del día de la reunión de la junta. Todos los comentarios públicos por escrito presentados oportunamente se distribuirán a cada miembro de la junta.

 
La junta puede estructurar el período de comentarios públicos orales, incluida la determinación del tiempo total asignado para los comentarios públicos y la distribución equitativa de los minutos para cada orador. La junta no está obligada a proporcionar tiempo adicional para comentarios públicos para acomodar a todos los asistentes que deseen hablar. Cualquier estructura que imponga la junta será de contenido neutral.

La junta puede solicitar que aquellos que deseen hablar (pero no todos los asistentes) se registren para que la junta tenga un recuento de las personas que deseen hablar y pueda llamarlas. Cuando sean llamados, los individuos se identificarán y procederán a hacer comentarios dentro de los límites de tiempo establecidos por la junta. El Presidente de la Junta puede ajustar los límites de tiempo según sea necesario para cumplir con la agenda. La junta no está obligada a responder a las preguntas o cuestionamientos realizados durante el período de comentarios públicos y el silencio de la junta no indicará acuerdo o aprobación de los comentarios del orador. La junta puede controlar la hora, el lugar y la forma de los comentarios públicos. El presidente puede dar por terminada la intervención de una persona cuando haya transcurrido el tiempo asignado y puede interrumpir a un orador para exigir el mismo nivel de urbanidad que la junta se impone a sí misma. Ejemplos de comentarios descorteses incluyen comentarios que:

• Son difamatorios o calumniosos bajo una norma legal;
• Son una invasión injustificada de la privacidad;
• Son obscenos o indecentes conforme a la Ley Federal de Comunicaciones o cualquier regla o regulación de la Comisión Federal de Comunicaciones;
• Violar la política o procedimiento del distrito escolar relacionado con el acoso, la intimidación o el acoso de estudiantes, o la política o procedimiento relacionado con la no discriminación;
• Incitar a un acto ilegal en las instalaciones escolares o violar un reglamento escolar legal; o
• Crear una interrupción material y sustancial del funcionamiento ordenado de la reunión de la junta.

La junta en su conjunto tiene la decisión final para determinar la idoneidad de todos esos fallos y puede mantener el orden eliminando a los que son perjudiciales. Sin embargo, la junta reconoce la distinción entre el discurso descortés, que no tolerará, y los comentarios sobre la junta, el distrito y/o el personal que son negativos pero aún de naturaleza civil. La junta ejercerá su autoridad para mantener el orden de manera neutral en cuanto al contenido.

Además del período de comentarios públicos durante la reunión, la junta puede identificar los puntos de la agenda que requieren o se beneficiarían de una oportunidad adicional para comentarios públicos. Se alienta a las personas o grupos que deseen presentar ante la junta sobre un tema de la agenda a solicitar y programar dichas presentaciones con anticipación. Se requiere la oportunidad de comentarios públicos, tanto orales como escritos, antes de que la junta adopte o modifique una política que no esté expresa o implícitamente autorizada por la ley estatal o federal, pero que promoverá la educación de los estudiantes K-12, o promoverá la administración y operación efectiva, eficiente o segura del distrito. Las personas que deseen ser escuchadas por la junta serán reconocidas primero por el presidente de la junta.

Referencia cruzada:
Política de la Junta 1220 Funcionarios de la Junta y deberes de los miembros de la Junta
Política de la Junta 1410 Sesiones Ejecutivas o Cerradas
Política de la Junta 1420 Agenda propuesta y agenda de consentimiento

Referencias legales:
RCW28A.330.020 Ciertas elecciones de la junta, forma y voto requeridos – Selección de personal, forma
RCW 28A.320.040 Estatutos para la junta y el gobierno escolar
RCW 28A.330.070 Oficina de la junta - Registros disponibles para inspección pública
RCW 28A.343.370 Vacantes
RCW 28A.343.380 Reuniones
RCW 28A.343.390 Quórum: falta de asistencia a las reuniones
RCW 42.30.030 Reuniones declaradas abiertas y públicas
RCW 42.30.050 Interrupciones - Procedimiento
RCW 42.30.060 Ordenanzas, reglas, resoluciones, reglamentos, etc., adoptados en reuniones públicas – Aviso – Votación secreta prohibida
RCW 42.30.070 Horas y lugares para reuniones - Emergencias - Excepción
RCW 42.30.080 Reuniones especiales
RCW 9.41.280 Posesión de armas peligrosas en instalaciones escolares — Sanción — Excepciones
42 USC 12101-12213 Ley de Estadounidenses con Discapacidades

Adoptado: 16 de julio de 2002
Revisado: 02.19.2019; 04.19.2022; 12.13.2022
Revisado: 12 de diciembre de 2023