6213 (P) - Erstattung von Reisekosten

VERWALTUNGSVERFAHREN Nr. 6213

ERSTATTUNG DER REISEKOSTEN

Die folgenden Reiseverfahren sind von allen Mitarbeitern bei allen vom Distrikt genehmigten Reiseanträgen anzuwenden.

A. Füllen Sie das erforderliche Antragsformular für die vorherige Reisegenehmigung aus und reichen Sie es zur vorherigen Genehmigung und Unterschrift beim Vorgesetzten ein. Eine Schätzung aller voraussichtlichen Kosten sollte enthalten sein.

B. Wenn der genehmigte Dollarbetrag von der Gesamtschätzung abweicht, sollte der genehmigte Betrag auf dem Formular vermerkt und vom Vorgesetzten paraphiert werden. Die Vorgesetzten geben die entsprechende Budgetnummer an, die für die Ausgabe in Rechnung gestellt werden soll.

C. Alle Reisevorbereitungen und Hotelreservierungen (einschließlich Bestellungen) müssen auf Gebäude-/Abteilungsebene abgeschlossen werden. Für das Hotel sollte der Landes-, Bundes- oder Konferenzpreis (je nachdem, welcher Preis am niedrigsten ist) erfragt werden. Wenn keiner dieser Tarife zutrifft, sollten Hotels mit angemessenen Tarifen in Betracht gezogen werden. Bei einem Aufenthalt in einem Tagungshotel ist dem Zahlungs- oder Erstattungsantrag eine Tagungsbroschüre mit Angabe des Tagungshotels oder andere Unterlagen beizufügen. Genehmigte Bestellungen sind ein Hinweis auf die Reisegenehmigung. Wenn keine Bestellung enthalten ist, muss eine unterzeichnete Rechnung mit Budgetnummer beigefügt werden.

D. Ein entsprechend unterschriebener Reisebeleg ist ein Hinweis auf die Reisekostengenehmigung.

E. Nach Abschluss der Reise sollte die Person, die die Reise durchführt, einen Reisekostenbeleg für den Distrikt ausfüllen. Der Vorgesetzte muss den Voucher genehmigen und unterschreiben, das genehmigte Reiseantragsformular, die Konferenzbroschüre und/oder die Tagesordnung sowie zusätzliche Belege gemäß den Reiseplanungsrichtlinien beifügen. Sobald der Reisekostenbeleg vollständig ausgefüllt ist, leiten Sie ihn zur endgültigen Genehmigung durch den Superintendenten oder Beauftragten an die Geschäftsstelle weiter. Alle für kategorische Programme, einschließlich Sonderpädagogik, in Rechnung gestellten Reisen müssen zur Genehmigung an den Programmdirektor gesendet werden.

Manchmal ist es für Verwaltungs- oder andere Mitarbeiter wichtig, den Distrikt bei vom Distrikt gesponserten Aktivitäten und anderen Gemeinschaftsveranstaltungen zu vertreten, die der Unterstützung der Mission, Mitarbeiter oder Studenten des Distrikts dienen. In einigen Fällen sind für die Teilnahme an diesen Veranstaltungen Eintritt, Gebühren oder andere Kosten erforderlich. Mitarbeiter, die an solchen Veranstaltungen teilnehmen möchten, müssen die vorherige Genehmigung des Vorgesetzten oder Beauftragten einholen. Im Falle einer Genehmigung werden dem Mitarbeiter die Kosten erstattet, die ihm für die Teilnahme an der genehmigten Aktivität entstanden sind. Nach Ermessen des Superintendenten kann der Bezirk im Namen des/der Mitarbeiter(s) eine Vorauszahlung leisten.

Überarbeitet: Februar 2024