6210 (P) - Einkauf: Autorisierung und Kontrolle

VERWALTUNGSVERFAHREN Nr. 6210

EINKAUF: AUTORISIERUNG UND KONTROLLE

Anforderungen werden vom Superintendenten oder Beauftragten genehmigt. Anforderungen enthalten mindestens die folgenden Informationen:

A. Name der Schule, Abteilung und Urheber sowie Entstehungsdatum;

B. Schulabteilung oder Person, an die das Material geliefert werden soll;

C. Haushaltsjahr;

D. Spezifikationen von Ausrüstungsgegenständen (Hersteller, Artikelnummer usw.);

E. Geschätzte Kosten basierend auf dem letzten Preis; und

F. Autorisierungsunterschrift.

Die Einkaufsabteilung erstellt aus der ursprünglichen Anfrage eine Bestellung in mehrfacher Ausfertigung. Eine Kopie der Bestellung wird zur Unterzeichnung an die empfangende Einrichtung gesendet und nach Erhalt der Ware an die Einkaufsabteilung zurückgesandt.

Bei Auftragserteilung belastet die Geschäftsstelle die Ausgaben mit einem bestimmten Haushaltsposten, um zu verhindern, dass Verbindlichkeiten entstehen, die die Einnahmen übersteigen.

Materialien, die für eine „Prüfung“ gewünscht werden, sollten auf Anfrage bestellt werden und eine Erklärung enthalten, dass „die folgenden Elemente 30 Tage lang zur Prüfung bestimmt sind“.

Nur der Superintendent, Assistant Superintendent oder Director of Fiscal Services darf Verträge abschließen oder den Distrikt in irgendeiner Weise finanziell verpflichten.

Ausgestellt: August 2017

Überarbeitet: Mai 2018