6101 (P) - Federal Cash & Financial Management

VERWALTUNGSVERFAHREN Nr. 6101

BUNDESKASSE UND FINANZVERWALTUNG

Der Landkreis kann Bundesmittel im Erstattungs- oder Vorschussverfahren beziehen.

Zahlungsmethode für die Erstattung

Für Erstattungen von Bundesmitteln wird der Distrikt:

1. Überwachen Sie kontinuierlich die steuerlichen Aktivitäten (Zahlungen und Erstattungen) im Rahmen jeder Finanzhilfe und fordern Sie eine rechtzeitige Erstattung nur für Ausgaben an, die bereits ausgezahlt wurden, und erfüllen Sie alle geltenden Vergabeanforderungen.
2. Bewahren Sie Quelldokumentation/Buchhaltungsunterlagen auf, die mit dem Erstattungsantrag in Einklang stehen, und zwar auf einem angemessenen Niveau, um nachzuweisen, dass die Mittel nicht unter Verstoß gegen geltende gesetzliche Beschränkungen oder Verbote verwendet wurden.
3. Wenn der Distrikt Ausgaben, die zuvor einem Bundesstipendium in Rechnung gestellt wurden, für die eine Erstattung beantragt wurde, an eine nicht vom Bund stammende Quelle überweist, berechnet der Distrikt die auf die Bundesmittel verdienten Zinsen gemäß einer möglichen Vorlage – siehe den Abschnitt „Erzielte Zinsen“ weiter unten.

Vorauszahlungsmethode

Für Vorschüsse aus Bundesmitteln wird der Distrikt:

1. Kontinuierliche Überwachung der steuerlichen Aktivitäten (Inanspruchnahmen und Zahlungen) im Rahmen jeder Zuwendung und Führung von Quellendokumentationen/Buchhaltungsunterlagen auf einem angemessenen Niveau, um nachzuweisen, dass Mittel nicht unter Verstoß gegen geltende gesetzliche Beschränkungen oder Verbote verwendet wurden.
2. Soweit verfügbar, zahlen Sie verfügbare Mittel aus Programmeinnahmen, Rabatten, Rückerstattungen, Vertragsabrechnungen, Auditrückerstattungen und Zinserträgen aus, bevor Sie zusätzliche Barzahlungen anfordern.
3. Planen Sie den Cashflow im Zuschussprojekt während des Budgetzeitraums und überprüfen Sie den Bargeldbedarf des Projekts vor jeder Inanspruchnahme.
4. Ziehen Sie nur den Betrag an Mitteln in Anspruch, der zur Deckung des unmittelbaren Bedarfs des Programms/Projekts erforderlich ist (einschließlich des proportionalen Anteils aller zulässigen indirekten Kosten), und minimieren Sie die Zeit zwischen Erhalt und Auszahlung dieser Mittel.
5. Zahlen Sie Bundesmittel für Ausgaben, die alle geltenden Zuwendungsvoraussetzungen erfüllen, so bald wie administrativ machbar aus (als Faustregel gilt: nicht mehr als drei Werktage nach Erhalt der Mittel).
6. Zahlen Sie Vorauszahlungen nach Möglichkeit auf versicherte Konten ein. Sofern nicht die in CFR Title 2 Part 200 Subpart D §200.305(b)(8) aufgeführten Bedingungen zutreffen, behält der Distrikt Vorauszahlungen auf verzinslichen Konten bei.
7. Jährlich über $500 verdiente Zinsen überweisen – siehe Abschnitt Verdiente Zinsen weiter unten.

Zinserträge

1. Der Distrikt wird Zinseinnahmen von bis zu 500 $ pro Jahr für Verwaltungskosten einbehalten.
2. Alle zusätzlichen Zinsen aus diesen Geldern werden jährlich über ein elektronisches Medium oder per Scheck an das HHS Program Support Center an das Zahlungsverwaltungssystem (PMS) des Ministeriums für Gesundheit und menschliche Dienste (HHS) überwiesen. Der Distrikt wird sich für relevante Informationen über die Überweisung an die Bundes- oder Durchgangsbehörde wenden.