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Suchrichtlinien und -verfahren

6020 (P) - System der Fonds und Konten

VERWALTUNGSVERFAHREN Nr. 6020

SYSTEM DER FONDS UND KONTEN

Zahlstellen

Bei der Verwaltung von Zahlstellen gelten die folgenden Richtlinien:

  1. Die Höhe der Zahlstelle einer Schule richtet sich nach dem höchsten in einem Monat ausgegebenen Betrag. Die Höhe wird vom Vorstand genehmigt.
  2. Die Verwendung von Zahlstellengeldern und/oder Portokassen ist auf diejenigen Verpflichtungen zu beschränken, die nicht durch Belege abgewickelt werden können.
  3. Anerkannte Belegverwaltungspraktiken müssen verwendet werden.
  4. Zahlstellenkonten werden mindestens monatlich durch eine an die Depotbank zu zahlende Bescheinigung aufgefüllt. Die Auffüllung muss per Gutschein erfolgen, dem entsprechende Quittungen beizufügen sind.
  5. Zahlstellen werden monatlich abgeglichen.

Assoziierte Studentenschaftsfondsverfahren

Die Walla Walla Public Schools ASB-Richtlinien sowie diese Richtlinien gelten im Betrieb der jeweiligen angeschlossenen Schülerschaften:

  1. Der Auftraggeber/Beauftragte ist für die Überwachung der auf Gebäudeebene durchzuführenden Buchhaltungsfunktionen verantwortlich. Die Buchführungsverfahren auf Gebäudeebene müssen mit den auf Bezirksamtsebene durchgeführten Buchhaltungsfunktionen übereinstimmen.
  2. Ein ASB-Budget, das die Aktivitäten leitet, wird jährlich genehmigt.
  3. Der ASB beteiligt sich an der Bestimmung der Zwecke, für die die Finanzmittel des ASB veranschlagt und ausgezahlt werden. Diese Zwecke sollen sich im ASB-Budget widerspiegeln, das dem Vorstand zur Genehmigung vorgelegt wird.
  4. Der ASB genehmigt alle Ausgaben, bevor Gelder aus dem Fonds ausgezahlt werden. Für den Fall, dass eine assoziierte Studierendenschaft Spenden sammelt oder um Spenden für Stipendien, Studierendenaustausch und wohltätige Zwecke bittet, genehmigt die assoziierte Studierendenschaft alle Ausgaben der so aufgebrachten Gelder.
  5. ASB-Gelder können für Zwecke verwendet werden, die mit der Schulbezirksrichtlinie übereinstimmen und vom Leitungsgremium der Organisation genehmigt werden, vorbehaltlich der Bestimmungen, die in der Satzung und den Zusatzbestimmungen der Schülerschaft enthalten sind. Private, nicht assoziierte Studentenschaftsgelder, die vom Distrikt gehalten werden, beschränken sich auf Stipendien, wohltätige Beiträge und Studentenaustauschprogramme. Diese Einnahmen sind auf Gelder beschränkt, die für diesen speziellen Zweck bestimmt sind, zum Zeitpunkt ihrer Sammlung als solche identifiziert wurden und die ausschließlich für Spendenzwecke treuhänderisch gehalten wurden. Diese Mittel müssen auf freiwilliger Basis aufgebracht und aufgebracht werden.
  6. Fundraising-Aktivitäten, die nicht mit einer vom ASB gesponserten Organisation verbunden sind, einschließlich der Beschaffung privater, nicht assoziierter Studentenschaftsgelder, dürfen gesetzlich nicht unter der Leitung oder Aufsicht von Mitarbeitern oder unter Verwendung von Distriktausrüstung, -vorräten, -einrichtungen oder durchgeführt werden andere Ressourcen des Distrikts, es sei denn, dem Distrikt werden alle diese Kosten vollständig erstattet. Der Auftraggeber/Bevollmächtigte ist befugt, dafür zu sorgen, dass Nicht-ASB-Gelder treuhänderisch auf separaten Konten im Fonds gehalten werden, solange die Schüler im Voraus darüber informiert werden, dass eine Gebühr erhoben wird, um die vollen Kosten der Dienstleistung zu decken.
  7. Für Schulen mit Schülern ab der siebten Klasse muss auf allen Belegen, die eine Auszahlung von ASB-Geldern belegen, ein Nachweis über die Zustimmung der Schüler erscheinen. Dazu gehören Kaufaufträge und Geldmittelprüfungsanfragen. Über die Genehmigung der Ausgaben ist im ASB-Protokoll zu vermerken.
  8. ASB-Gelder müssen beim Bezirksschatzmeister hinterlegt sein, mit Ausnahme eines Zahlstellenkontos und der Portokasse. Diese Mittel sind nach den Vorschriften des Landesschulrates zu verwalten.
  9. Gemäß den ASB-Richtlinien der Walla Walla Public Schools ist dem Business Office ein monatlicher ASB-Bericht vorzulegen.

Verwaltung der Bezirksbankkonten

Gelder, die für den Distrikt eingehen, werden wie folgt gehandhabt:

  1. Quittungen sind für alle Gelder auszustellen;
  2. Alle Gelder, die der Distrikt erhält, mit Ausnahme der Gelder, die der Bezirksschatzmeister im Namen des Distrikts erhält, werden auf das Überweisungskonto des Distrikts eingezahlt. Für einzelne Gebäude ist der Zugang zum Nachtdepot vorzusehen. Alle Gelder müssen innerhalb von 24 Stunden nach Erhalt eingezahlt werden, es sei denn, die Einnahmen übersteigen 100 $ nicht. Alle Gelder werden innerhalb von 5 Werktagen nach Erhalt eingezahlt;
  3. Belege aus besonderen Veranstaltungen sind unversehrt zu hinterlegen;
  4. Alle Gelder auf dem Überweisungskonto sind spätestens am Ersten eines jeden Monats an den Bezirksschatzmeister zu überweisen. Solche Übermittlungen müssen von einem Bericht begleitet werden, in dem die Beträge angegeben sind, die den einzelnen Fonds des Distrikts gutgeschrieben werden sollen;
  5. Über alle Ausgaben von jedem Zahlstellenkonto sind genaue Aufzeichnungen zu führen. Die Erstattung bis zum maximal zulässigen Höchstbetrag erfolgt jeden Monat per Beleg auf jedes Zahlstellenkonto;
  6. Bankkonten werden monatlich abgeglichen; und
  7. Lokale Prüfungen jedes Zahlstellenkontos werden überraschend und außerplanmäßig mindestens einmal jährlich durchgeführt.

Ausgestellt: September 2003

Überarbeitet: 03.2011; April 2016

WALLA WALLA ÖFFENTLICHE SCHULEN • 364 South Park St. • Walla Walla, WA 99362 • Telefon: 509-527-3000 • Telefax: 509.529.7713

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