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Suchrichtlinien und -verfahren

5285 (P) – Nichtübereinstimmung der Sozialversicherungsnummer

VERWALTUNGSVERFAHREN Nr. 5285

FALSCHE SOZIALVERSICHERUNGSNUMMER

Das folgende Verfahren wird verwendet, um die Vorstandsrichtlinie zur Benachrichtigung und Korrektur möglicher Unstimmigkeiten oder „Nichtübereinstimmungen“ zwischen dem Namen eines Mitarbeiters und der Sozialversicherungsnummer umzusetzen.

Wenn der Distrikt eine Nichtübereinstimmung der Sozialversicherungsnummer entdeckt, benachrichtigt der Distrikt den Mitarbeiter schriftlich über die Nichtübereinstimmung. Der Mitarbeiter ist dann dafür verantwortlich, sich an die zuständige Regierungsbehörde zu wenden, um das Problem zu beheben.

Erste Mitteilung/Bitte um Korrekturmaßnahmen (siehe Beispiel)

Wenn der Distrikt von einem Mitarbeiter mit einer nicht übereinstimmenden Sozialversicherungsnummer erfährt, wird der Mitarbeiter über die Nichtübereinstimmung durch ein Schreiben des Geschäftsbüros des Distrikts informiert, das per regulärer Zustellung und Einschreiben versandt wird.

Dieses Schreiben enthält den Namen und die Sozialversicherungsnummer des Mitarbeiters, wie sie in den Aufzeichnungen des Bezirks enthalten sind, und bittet den Mitarbeiter, die Informationen zu überprüfen. Wenn die Angaben nicht korrekt sind, wird der Mitarbeiter aufgefordert, die richtigen Angaben zu machen. Wenn die Informationen auf dem Schreiben mit dem Namen und der Sozialversicherungsnummer der Sozialversicherungskarte des Mitarbeiters übereinstimmen, wird dem Mitarbeiter empfohlen, sich an ein örtliches Sozialversicherungsamt zu wenden, um das Problem zu lösen und dem Bezirk alle Änderungen mitzuteilen.

Der Distrikt gewährt dem Mitarbeiter ab dem Datum des Schreibens mindestens fünfzehn (15) Kalendertage Zeit, um Abhilfemaßnahmen zu ergreifen.

Zweite Mitteilung/Bitte um Abhilfe (siehe Beispiel)

 

Wenn der Mitarbeiter nach mindestens fünfzehn (15) Kalendertagen ab dem Datum der ersten Benachrichtigung die identifizierte Nichtübereinstimmung oder das Problem mit der Sozialversicherungsnummer nicht behoben hat, wird dem Mitarbeiter ein zweites Schreiben per regulärer Zustellung und Einschreiben zugesandt.

Im zweiten Schreiben wird der Mitarbeiter auf die Bedeutung dieses Problems hingewiesen und aufgefordert, unverzüglich Abhilfemaßnahmen zu ergreifen. Dieses Schreiben enthält erneut den Namen und die Sozialversicherungsnummer des Mitarbeiters, wie sie in den Aufzeichnungen des Bezirks enthalten sind, und bittet den Mitarbeiter, die Informationen zu überprüfen. Sind die Angaben nicht korrekt, wird der Mitarbeiter erneut aufgefordert, die richtigen Angaben zu machen. Wenn die Informationen auf dem Schreiben mit dem Namen und der Sozialversicherungsnummer der Sozialversicherungskarte des Mitarbeiters übereinstimmen, wird dem Mitarbeiter erneut empfohlen, sich an ein örtliches Sozialversicherungsamt zu wenden, um das Problem zu lösen und dem Bezirk alle Änderungen mitzuteilen.

Der Distrikt gewährt dem Mitarbeiter ab dem Datum des zweiten Schreibens mindestens fünfzehn (15) Kalendertage Zeit, um Abhilfemaßnahmen zu ergreifen.

Abschließende Mitteilung/Bitte um Korrekturmaßnahmen (siehe Beispiel)

Wenn der Mitarbeiter nach den beiden vorangegangenen schriftlichen Versuchen die festgestellte Diskrepanz oder das Problem mit der Sozialversicherungsnummer nicht behoben hat, wird dem Mitarbeiter ein drittes Schreiben per Post mit regulärer Zustellung zugesandt.

Das dritte Schreiben weist den Mitarbeiter erneut auf die Schwere des Problems und die Notwendigkeit einer sofortigen Korrekturmaßnahme hin. In diesem Schreiben wird auch angegeben, dass es die letzte Mitteilung an den Mitarbeiter über die Nichtübereinstimmung oder das Problem der Sozialversicherungsnummer und das Versäumnis darstellt, auf die wiederholten Aufforderungen des Distrikts zu reagieren, Korrekturmaßnahmen zu ergreifen und dem Distrikt einen genauen Namen und eine genaue Sozialversicherungsnummer zur Meldung mitzuteilen Zwecke stellt einen wichtigen Kündigungsgrund dar.

Der Mitarbeiter wird darüber informiert, dass das Versäumnis, dem Distrikt innerhalb von dreißig (30) Kalendertagen nach dem Datum des Schreibens eine Dokumentation zur Behebung des Problems vorzulegen, zu einer Empfehlung zur Beendigung seines Arbeitsverhältnisses beim Distrikt führt. In der endgültigen Mitteilung wird der Mitarbeiter auf die Möglichkeit eines Treffens vor der Kündigung mit dem Bezirkspersonaldirektor und einem Vertreter seiner Wahl hingewiesen, um die Angelegenheit weiter zu besprechen.

Der Distrikt ermutigt die Mitarbeiter nachdrücklich, nicht bis zum Erhalt des dritten Schreibens zu warten, um eine Diskrepanz zu beheben.

                                                                                                                        Ausgestellt: Mai 2008

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