3231 (P) - Studentenunterlagen

VERWALTUNGSVERFAHREN Nr. 3231

SCHÜLERAUFZEICHNUNGEN

Art der Aufzeichnungen
Schülerakten werden in zwei Kategorien eingeteilt: Sammelordner und Ergänzungsakten.

Der kumulative Ordner kann alle Informationen über einen Schüler enthalten, die routinemäßig gesammelt und gepflegt werden, wie z. B. identifizierende Informationen (Name, Geburtsdatum, Geschlecht, Schuljahr, Adresse, Telefonnummer, Name der Eltern, ethnische Zugehörigkeit, Notfallinformationen, Arbeitsort der Eltern, Hausarzt, Babysitter, Geschwister); Anwesenheitslisten mit Eintritts- und Austrittsdatum; Noten und andere Fortschrittsberichte der Schüler; Ergebnisse von Tests zu schulischen Leistungen, Begabung, Interessen, Hör- und Sehvermögen; Gesundheits- und Impfstatusberichte; Aufzeichnungen über Schulleistungen und Teilnahme an Schulaktivitäten; verifizierte Berichte über Fehlverhalten, einschließlich einer Aufzeichnung der ergriffenen Disziplinarmaßnahmen; und andere Informationen, die es dem Personal ermöglichen sollen, sich mit den Schülern zu beraten und geeignete Aktivitäten zu planen. Identifizierende Informationen können eingeschränkt sein, wenn der Student Teilnehmer am staatlichen Address Confidentiality Program ist.

Ergänzende Aufzeichnungen über einen Schüler können im Zusammenhang mit besonderen schulischen Bedenken bezüglich des Schülers gesammelt und aufbewahrt werden, wie z. Berichte von nicht schulischen Personen und Organisationen wie Ärzten, Psychologen und Kliniken, außer für allgemeine Screening-Zwecke; Berichte über spezifische Probleme im Zusammenhang mit dem Schüler; und aktuelle Berichte über psychologische Tests und Fortschrittsberichte im Zusammenhang mit der Behinderung eines Schülers. Alle diese in Aufzeichnungen aufgenommenen Berichte sind zu datieren und zu unterzeichnen.

Für die Zwecke dieses Verfahrens werden Arbeitsnotizen von Mitarbeitern als Aufzeichnungen über Studenten definiert, die im alleinigen Besitz des Verfassers aufbewahrt werden und keiner anderen Person zugänglich sind oder offengelegt werden, außer einem Stellvertreter für diesen Mitarbeiter. Arbeitsnotizen gelten nicht als Studienunterlagen im Sinne dieses Verfahrens.

Zugänglichkeit von Studentenunterlagen
Informationen, die im kumulativen Ordner und/oder ergänzenden Aufzeichnungen enthalten sind, werden Personen und Behörden wie folgt zur Verfügung gestellt:

A. Eltern:
Eltern von unterhaltsberechtigten Kindern haben das Recht, die Gesamtmappe und/oder ergänzende Aufzeichnungen ihrer Kinder einzusehen.
1. Auf Anfrage des Elternteils oder eines Mitarbeiters stellt ein qualifizierter Mitarbeiter dem Elternteil eine Analyse und Interpretation aller Informationen in der kumulativen Mappe und den ergänzenden Aufzeichnungen zur Verfügung. Die Überprüfung erfolgt innerhalb von fünf Schularbeitstagen, nachdem der Distrikt eine Anfrage erhalten hat, es sei denn, der Verwalter der Aufzeichnungen legt eine schriftliche Erklärung für das Versäumnis vor. In keinem Fall erfolgt die Überprüfung später als 45 Tage, nachdem der Elternteil den Antrag gestellt hat. 
2. Inspektion und Überprüfung werden während der normalen Arbeitszeit durchgeführt, es sei denn, der Vormund (Lehrer, Berater, Krankenschwester, Psychologe, Schulleiter) stimmt anderen Vereinbarungen zu. Die Betreuer leisten bei Bedarf Unterstützung bei der Interpretation und Analyse der Schülerunterlagen. Obwohl Aufzeichnungen unter der Kontrolle des Distrikts bleiben müssen, können sie auf eigene Kosten von oder für die Eltern oder berechtigten Schüler kopiert oder vervielfältigt werden

B. Der Student
Auf Wunsch des Studenten wird ein qualifizierter Mitarbeiter Informationen aus dem Sammelordner für den Studenten interpretieren. Der qualifizierte Mitarbeiter interpretiert die in den ergänzenden Aufzeichnungen enthaltenen Informationen für den Schüler auf dessen Anfrage und mit Zustimmung der Eltern. Der volljährige Student kann seine Gesamtmappe und die ergänzenden Aufzeichnungen einsehen. Das den Eltern oder erwachsenen Schülern gewährte Zugangsrecht umfasst das Recht, eine Liste der Arten von schülerbezogenen Bildungsunterlagen zu erhalten, die von der Schule und dem Bezirk geführt werden. Die Eltern und erwachsenen Schüler haben das Recht, den Inhalt jeder Aufzeichnung einzusehen oder darüber informiert zu werden, die personenbezogene Daten von mehr als einem Schüler enthält, vorausgesetzt, dass das Zugriffsrecht nur für den Teil der Aufzeichnung oder des Dokuments gilt, der sich darauf bezieht zu dem Schüler. Nach dem Abitur kann ein Schüler zusätzlich zum Zeugnis ein Abschlusszeugnis beantragen.

Eltern und erwachsene Schüler werden jährlich über ihr Recht informiert, die Aufzeichnungen ihrer Kinder einzusehen und zu überprüfen, sowie über ihre anderen Rechte gemäß dem Family Education Rights and Privacy Act.

Das Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA) gewährt Eltern und Schülern über 18 Jahren („berechtigte Schüler“) bestimmte Rechte in Bezug auf die Bildungsunterlagen des Schülers. Sie sind:
1. Das Recht, die Bildungsunterlagen des Schülers innerhalb von 45 Tagen nach Eingang des Antrags auf Zugang beim Distrikt einzusehen und zu überprüfen. Eltern oder berechtigte Schüler sollten einen schriftlichen Antrag an den Distrikt-Aufzeichnungsverwalter richten, in dem die Aufzeichnungen angegeben sind, die sie einsehen möchten. Der Verwalter der Aufzeichnungen wird den Zugang veranlassen und die Eltern oder berechtigten Schüler über die Zeit und den Ort informieren, an dem sie die Aufzeichnungen einsehen können.
2. Das Recht, Änderungen an den Bildungsunterlagen des Schülers zu verlangen, die der Elternteil oder berechtigte Schüler für ungenau oder irreführend hält. Eltern oder berechtigte Schüler können den Distrikt bitten, einen Datensatz zu ändern, den sie für ungenau oder irreführend halten. Sie sollten den Schulleiter anschreiben, den Teil der Aufzeichnung, den sie ändern möchten, eindeutig identifizieren und angeben, warum er ungenau oder irreführend ist. Wenn der Distrikt beschließt, den Datensatz nicht wie vom Elternteil oder berechtigten Schüler beantragt zu ändern, benachrichtigt der Distrikt die Eltern oder berechtigten Schüler über die Entscheidung und weist sie auf ihr Recht auf Anhörung bezüglich des Änderungsantrags hin. Zusätzliche Informationen zu den Anhörungsverfahren werden den Eltern oder berechtigten Schülern zur Verfügung gestellt, wenn sie über das Recht auf Anhörung informiert werden.
 
Das Recht, der Offenlegung von personenbezogenen Daten, die in den Ausbildungsunterlagen des Schülers enthalten sind, zuzustimmen, es sei denn, FERPA genehmigt die Offenlegung ohne Zustimmung. Ausnahmen, die eine Offenlegung ohne Zustimmung erlauben, sind: Offenlegung, die vom Distrikt als notwendig erachtet wird, um die Gesundheit oder Sicherheit des Schülers oder anderer Personen zu schützen, und Offenlegung gegenüber Schulbeamten mit legitimen Bildungsinteressen. Ein Schulbeamter ist eine Person, die vom Distrikt als Verwalter, Vorgesetzter, Ausbilder oder Mitglied des Hilfspersonals (einschließlich Gesundheits- oder medizinisches Personal und Personal der Strafverfolgungseinheiten) beschäftigt ist. eine Person, die in der Schulbehörde tätig ist; eine Person oder Firma, mit der der Distrikt einen Vertrag zur Ausführung einer besonderen Aufgabe abgeschlossen hat (z. B. Anwalt, Anhörungsbeauftragter, Wirtschaftsprüfer, medizinischer Berater oder Therapeut); oder ein Elternteil oder Schüler, der in einem offiziellen Ausschuss, wie einem Disziplinar- oder Beschwerdeausschuss, tätig ist oder einen anderen Schulbeamten bei der Erfüllung seiner Aufgaben unterstützt. Ein Schulbeamter hat ein berechtigtes Bildungsinteresse, wenn er einen Bildungsnachweis überprüfen muss, um seiner beruflichen Verantwortung nachzukommen.

Auf Anfrage legt der Distrikt Bildungsaufzeichnungen ohne Zustimmung gegenüber Beamten eines anderen Schulbezirks offen, in dem sich ein Schüler einschreiben möchte oder beabsichtigt, sich einzuschreiben.

Das Recht, beim US-Bildungsministerium eine Beschwerde wegen angeblicher Versäumnisse des Distrikts einzureichen, die Anforderungen von FERPA zu erfüllen. Der Name und die Adresse des Büros, das FERPA verwaltet, lautet:
Compliance-Büro für Familienrichtlinien
US Department of Education
400 Maryland Avenue SW
Washington, DC 20202

C. Personal
Mitarbeiter oder andere Schulbeamte, die ein legitimes Bildungsinteresse an einem Schüler haben, haben Zugriff auf den kumulativen Ordner und alle zusätzlichen Aufzeichnungen.

D. Andere Bezirke
Andere Distrikte werden auf offizielle Anfrage des Distrikts mit Aufzeichnungen versorgt. Zum Zeitpunkt der Übertragung der Aufzeichnungen können die Eltern oder erwachsenen Schüler auf Anfrage eine Kopie der Aufzeichnungen auf eigene Kosten erhalten und haben die Möglichkeit, den Inhalt der Aufzeichnungen anzufechten. Die Eltern werden durch das jährliche Handbuch zu den Rechten und Pflichten der Schüler darauf hingewiesen, dass die Schülerunterlagen an eine andere Schule weitergegeben werden, an der sich der Schüler eingeschrieben hat oder einschreiben möchte.

E. Andere Personen und Organisationen
Potenzielle Arbeitgeber können beantragen, das Zeugnis eines Studenten zu überprüfen. Der Distrikt teilt jedem Elternteil oder erwachsenen Schüler mindestens einmal jährlich mit, dass solchen Anträgen nur nach einer unterschriebenen Freigabeerklärung des Elternteils oder erwachsenen Schülers stattgegeben wird. Der Distrikt gibt Informationen, die im kumulativen Ordner des Schülers und in ergänzenden Aufzeichnungen enthalten sind, nur mit schriftlicher Zustimmung der Eltern oder des erwachsenen Schülers an andere Personen und Organisationen als den Schüler, Elternteil, Mitarbeiter und andere Distrikte weiter, mit den folgenden Ausnahmen:

A. Der Bezirk kann Verzeichnisinformationen ohne Zustimmung öffentlich veröffentlichen, unter der Bedingung, dass die Eltern oder der erwachsene Schüler jährlich über die Absicht der Schule, solche Informationen freizugeben, informiert werden und die Möglichkeit erhalten, darauf hinzuweisen, dass diese Informationen nicht ohne vorherige Zustimmung veröffentlicht werden dürfen. Der Bezirk wird aus kommerziellen Gründen keine Verzeichnisinformationen veröffentlichen. Der Bezirk hat Folgendes als Verzeichnisinformationen festgelegt: Name des Studenten, Foto, Adresse, Geburtsdatum, Anwesenheitsdaten, Teilnahme an offiziell anerkannten Aktivitäten und Sportarten, Gewicht und Größe der Mitglieder von Sportmannschaften, erhaltene Diplome und Auszeichnungen und vieles mehr letzte Schule besucht. Die tatsächlichen Wohnadressen der Teilnehmer am staatlichen Adressvertraulichkeitsprogramm stehen nicht zur Veröffentlichung als Verzeichnisinformationen zur Verfügung. Sozialversicherungsnummern, Studentenidentifikationsnummern (mit Authentifizierungsfaktoren wie einem geheimen Passwort oder einer persönlichen Identifikationsnummer) oder andere persönlich identifizierbare Informationen gelten nicht als Verzeichnisinformationen.

b. Informationen können an autorisierte Vertreter des Comptroller General der Vereinigten Staaten, den Commissioner of Education und/oder einen Verwaltungsleiter einer Bildungsagentur oder staatlichen Bildungsbehörden im Zusammenhang mit der Prüfung und Bewertung von staatlich unterstützten Bildungsprogrammen oder im Zusammenhang damit weitergegeben werden mit der Durchsetzung der bundesstaatlichen gesetzlichen Anforderungen für solche Programme.

c. Informationen können an staatliche und lokale Beamte weitergegeben werden, denen diese Informationen gemäß den Gesetzen des US-Bundesstaates Washington ausdrücklich gemeldet oder offengelegt werden müssen (Beispiele: Meldung von Kindesmissbrauch oder Überweisungen an ein Jugendgericht wegen Schulschwänzens).

d. Informationen können an Organisationen weitergegeben werden, die Studien für Bildungsagenturen durchführen, um Vorhersagetests zu entwickeln, zu validieren oder durchzuführen oder den Unterricht zu verbessern, wenn solche Studien so durchgeführt werden, dass die persönliche Identifizierung von Schülern und ihren Eltern durch andere Personen nicht möglich ist als die Vertreter solcher Organisationen und wenn solche Informationen vernichtet werden, wenn sie für den Zweck, für den sie gesammelt wurden, nicht mehr benötigt werden.
 
e. Informationen können in Übereinstimmung mit einer gerichtlichen Anordnung oder einer rechtmäßig ausgestellten Vorladung, einschließlich Ex-Parte-Gerichtsbeschlüssen gemäß dem USA Patriot Act, freigegeben werden, unter der Bedingung, dass angemessene Anstrengungen unternommen wurden, um die Eltern oder den erwachsenen Schüler im Voraus über eine solche Einhaltung zu informieren, sofern dies nicht der Fall ist durch Anordnung oder Vorladung erlaubt. In Übereinstimmung mit dem Federal Uninterrupted Scholar's Act von 2013, wenn ein Elternteil Partei eines Gerichtsverfahrens ist, das Kindesmissbrauch oder -vernachlässigung (wie in Abschnitt 3 des Kindesmissbrauchs- und Präventions- und Behandlungsgesetzes (42 USC 5101) definiert) oder Abhängigkeitsangelegenheiten betrifft, und die Anordnung im Zusammenhang mit diesem Verfahren ergeht, ist der Bezirk nicht verpflichtet, dem Elternteil vor der Freigabe der Informationen eine zusätzliche Benachrichtigung (dh zusätzlich zur Benachrichtigung des Gerichts) zukommen zu lassen.

f. Informationen können im Zusammenhang mit einem Notfall an geeignete Personen und Behörden weitergegeben werden, um die Gesundheit oder Sicherheit des Schülers oder anderer Personen zu schützen. Der Bezirk wird die Gesamtheit der Umstände berücksichtigen und feststellen, ob eine erkennbare und erhebliche Gefahr für die Gesundheit oder Sicherheit des Schülers oder anderer Personen besteht. Wenn Informationen aus einer Studentenakte, die keine Verzeichnisinformationen sind, an andere Personen oder Organisationen als Mitarbeiter weitergegeben werden, wird eine Aufzeichnung dieser Freigabe als Teil der betreffenden Aufzeichnung aufbewahrt. Telefonische Anfragen nach Informationen über Studenten werden nicht berücksichtigt, es sei denn, die Identität des Anrufers ist bekannt und der Anrufer ist berechtigt, die Informationen gemäß den Bestimmungen dieser Verfahren zu erhalten. Eine solche Freigabe von Informationen wird protokolliert und in den kumulativen Ordner des Schülers gelegt. Diese Zugriffsaufzeichnung enthält das Datum des Zugriffs, den Namen der Partei, der der Zugriff gewährt wurde, und das berechtigte Bildungsinteresse der Partei, der der Zugriff gewährt wurde.

g. In Übereinstimmung mit dem Federal Uninterrupted Scholar's Act von 2013 dürfen Informationen über Schüler in Pflegefamilien ohne vorherige schriftliche Zustimmung der Eltern oder berechtigten Schüler an Sachbearbeiter der Agentur oder andere gesetzlich verantwortliche Vertreter staatlicher oder lokaler Kinderschutzbehörden oder Stammesorganisationen weitergegeben werden für die Fürsorge und den Schutz des Schülers, für Zwecke im Zusammenhang mit dem Fallplan des Schülers.

h. Ein erwachsener Highschool-Schüler und/oder ein Elternteil/Erziehungsberechtigter kann dem Distrikt die Vollmacht erteilen, potenziellen Arbeitgebern zu gestatten, die Zeugnisse des Schülers zu überprüfen.

Vertrauliche Gesundheitsakten
Vertrauliche Patientenakten sollten in einem sicheren Bereich aufbewahrt werden, der nur autorisiertem Personal zugänglich ist, es sei denn, es liegt eine entsprechend ausgeführte Freigabe gemäß Kapitel vor. 70.02 RCW wurde erhalten. Solche Aufzeichnungen fallen auch unter das Family Education Rights and Privacy Act, das den Eltern Zugang zur Überprüfung und anderweitigen Ausübung von FERPA-Rechten in Bezug auf die Aufzeichnungen gewährt. Für Aufzeichnungen über HIV, sexuell übertragbare Krankheiten, Drogen- oder Alkoholbehandlung, psychische Behandlung, Familienplanung oder Abtreibung gilt ein höherer Standard an Vertraulichkeit und das Recht auf Privatsphäre von Minderjährigen. Die Veröffentlichungen für Informationen über sexuell übertragbare Krankheiten, HIV und die Behandlung mit Drogen oder Alkohol sind restriktiver als gewöhnliche medizinische Veröffentlichungen.  
Änderung von Aufzeichnungen und Anhörungen

Zum Zeitpunkt der Einsichtnahme und Überprüfung können die Eltern oder erwachsenen Schüler, denen Zugang zu den Aufzeichnungen gewährt wurde, verlangen, dass Informationen in den Schülerakten geändert werden. Betreuer (z. B. Lehrer, Berater, Krankenschwester, Psychologe) können solchen Anfragen nachkommen, indem sie irreführende, die Privatsphäre verletzende oder ungenaue Aufzeichnungen korrigieren oder löschen, vorausgesetzt, dass der leitende Betreuer (Schulleiter oder Abteilungsleiter) zustimmt.

Lehnt der Vormund die beantragte Berichtigung oder Löschung ab, können die Eltern oder erwachsenen Schüler eine informelle Anhörung vor dem Superintendenten oder Bevollmächtigten beantragen, die innerhalb von 10 Schultagen nach Eingang einer solchen Anfrage abgehalten wird. Während der Anhörung überprüft der Superintendent oder der Beauftragte die von den Eltern oder erwachsenen Schülern und dem Betreuer vorgelegten Fakten und entscheidet, ob die geforderte Berichtigung oder Löschung angeordnet wird oder nicht. Der Superintendent oder Beauftragte sendet seine/ihre schriftliche Entscheidung innerhalb von 10 Schultagen nach der Anhörung an die Eltern oder den erwachsenen Schüler.

Wenn der Distrikt als Ergebnis der Anhörung immer noch entscheidet, die Aufzeichnungen nicht zu ändern, können die Eltern oder erwachsenen Schüler, die eine Änderung der Aufzeichnungen beantragen, eine schriftliche Erklärung ihrer Einwände in diese Aufzeichnungen einfügen.

Pflege der Schülerakten
Der Bauleiter, Berater oder Lehrer des Schülers ist der Verwahrer des kumulativen Ordners. Der Schulleiter oder der Studienberater ist der Verwalter der ergänzenden Aufzeichnungen. Duplikate aller Fallstudienberichte und Berichte von nichtschulischen Einrichtungen, die in den ergänzenden Aufzeichnungen des Schülers enthalten sind, können im Bezirksamt unter der Aufsicht des Superintendenten oder Beauftragten aufbewahrt werden.

Verwalter werden:
A. Führen Sie nur die Aufzeichnungen, die durch diese Verfahren autorisiert sind;
B. Schülerunterlagen vor unbefugter Verwendung und Verfügung schützen;
C. Zugriffsaufzeichnungen pflegen;
D. Zugriffsanfragen für die Eltern oder den erwachsenen Schüler zu erfüllen;
E. Löschen oder Korrigieren von Aufzeichnungen mit Zustimmung des Senior Custodian oder auf Anordnung des Superintendenten oder Beauftragten oder des Vorstands; und
F. Befolgen Sie den Zeitplan und die Verfahren zur Überprüfung der Aufzeichnungen, die von der leitenden Depotbank festgelegt wurden.

Senior Custodians können die Pflichten von Custodians übernehmen und werden:
A. Fordern Sie Schülerakten von anderen Schulen an;
B. Aufrechterhaltung der Sicherheit von Schülerunterlagen;
C. Aufzeichnungen soweit zulässig zu übertragen, zu zerstören und zu löschen;
D. Überwachung der Aktivitäten ihrer Depotbanken;
E. Durchführung informeller Anhörungen und Erteilung oder Verweigerung der Genehmigung von Korrekturen oder Löschungen, die von Eltern oder erwachsenen Schülern beantragt werden;
F. Erstellung von Zeitplänen und Verfahren zur Überprüfung von Aufzeichnungen für ihre jeweiligen Schulen oder Abteilungen in Übereinstimmung mit den Verfahren, die die Entsorgung von Aufzeichnungen regeln. (Psychologische Testergebnisse werden jährlich überprüft, um ihre Relevanz für die Weiterbildungsbedürfnisse des Schülers zu bestimmen.);
G. Bei der Versetzung des Schülers in die nächste Stufe (Grundschule in die Mittelschule, Mittelschule in die Oberschule) oder bei Abschluss oder Versetzung außerhalb des Bezirks alle nicht mehr relevanten Aufzeichnungen zur Aufbewahrung, Aufbewahrung oder Vernichtung gemäß den geltenden Entsorgungsverfahren entfernen zur Vermittlung von Bildungsprogrammen; und
H. Bescheinigen Sie dem District Records Custodian bis zum 30. Juni eines jeden Jahres Folgendes:
a. Es werden nur Aufzeichnungen aufbewahrt, die für die Vermittlung von Bildungsprogrammen relevant sind, sofern nicht anders gesetzlich zulässig; und
b. Erforderliche Überprüfungen wurden durchgeführt.

Der Bezirksarchivverwalter sorgt für die Gesamtaufsicht über die Verwaltung und Kontrolle von Studentenunterlagen und setzt die Richtlinien für Studentenunterlagen und die Verwaltungsverfahren durch.

Der Distrikt wird eine Reihe von Methoden zum Schutz von Aufzeichnungen anwenden, darunter Passwörter, physische Kontrollen (z. B. verschlossene Schränke), technologische Kontrollen (z. B. rollenbasierte Zugriffskontrollen für elektronische Aufzeichnungen) und Verwaltungsverfahren.

Disposition von Studentenunterlagen
Die dauerhafte Schülerakte dient als Nachweis über den Schulverlauf und die schulischen Leistungen des Schülers. Permanente Aufzeichnungen, die in der kumulativen Mappe des Studenten abgelegt werden, sind zu extrahieren und aufzubewahren, bevor die Mappe entsorgt wird.

Innerhalb von zehn Tagen nach Erhalt einer Anfrage stellt der Distrikt dem Elternteil eines Schülers, der ins Ausland versetzt wird und der die Definition eines Kindes einer Militärfamilie im Übergang erfüllt, einen Satz inoffizieller Bildungsnachweise zur Verfügung. Wenn ein Schüler an eine andere Schule im Distrikt wechselt, werden alle Unterlagen, einschließlich der permanenten Schülerakte, an die andere Schule übermittelt. Wenn ein Schüler an eine Schule außerhalb des Distrikts wechselt, löscht der leitende Betreuer den kumulativen Ordner von allen nicht offiziellen, irrelevanten Informationen. Eine Kopie aller Aufzeichnungen wird an die anfordernde Schule gesendet. Die Sammelmappe für einen Grund- oder Mittelschüler, der den Landkreis verlässt, wird zwei Jahre nach Wegfall der Immatrikulation im Landkreis aufbewahrt.

Kumulative Ordner und ergänzende Aufzeichnungen von Highschool-Schülern werden gemäß dem Washington State Records Retention Schedule aufbewahrt. In allen Fällen wird die permanente Karteikarte des Studenten vom Distrikt auf Dauer aufbewahrt.

 
Zu dem Zeitpunkt, an dem ein Schüler die Schule abschließt oder keine sonderpädagogischen Leistungen mehr benötigt, werden die Eltern/Erziehungsberechtigten oder erwachsenen Schüler darüber informiert, dass personenbezogene Daten bezüglich der Behinderung nicht mehr für Bildungszwecke benötigt werden UND dass die Aufzeichnungen über die sonderpädagogische Förderung aufbewahrt werden sechs (6) Jahre lang vom Distrikt aufbewahrt werden, bevor sie gemäß dem gemäß RCW 40.14.070 genehmigten Zeitplan für die Aufbewahrung von Aufzeichnungen der Schulbezirke und Bildungsbezirke vernichtet werden.

Bei der Information des Elternteils oder erwachsenen Schülers über seine/ihre Rechte in Bezug auf solche Aufzeichnungen weist der Distrikt die Eltern oder erwachsenen Schüler darauf hin, dass die Informationen möglicherweise vom Schüler oder Elternteil benötigt werden, um den Anspruch auf bestimmte Leistungen für Erwachsene, z. B. Sozialversicherung UND, nachzuweisen dass die Eltern/Erziehungsberechtigten/erwachsenen Schüler sicherstellen sollten, dass sie über die erforderlichen Unterlagen verfügen, oder Kopien bestimmter Aufzeichnungen vom Bezirk anfordern, BEVOR die Aufzeichnungen des Bezirks in sechs (6) Jahren vernichtet werden. Auf Wunsch der Eltern/Erziehungsberechtigten oder des erwachsenen Schülers werden die Aufzeichnungen in Bezug auf die Behinderung vernichtet, jedoch NUR nachdem die Aufzeichnungen ihre sechs (6) Jahre dauernde Aufbewahrungspflicht gemäß dem Zeitplan für die Aufbewahrung von Aufzeichnungen der Schulbezirke und Bildungsbezirke erfüllt haben. Der Distrikt kann nach eigenem Ermessen entscheiden, diese Aufzeichnungen für geschäftliche Zwecke für einen längeren Zeitraum aufzubewahren.

Ein Elternteil oder ein erwachsener Schüler kann auf eigene Kosten eine Kopie aller Aufzeichnungen erhalten, die an einen anderen Distrikt übermittelt werden sollen.

Vernichtung von Studentenakten in großem Maßstab
Nach sorgsamer Behandlung gemäß dem vorangegangenen Abschnitt (Verfügung der Schülerunterlagen) bündelt die Seniorenpflegerin alle Unterlagen und schickt sie an das Bezirksamt. Jedes Bündel wird deutlich gekennzeichnet: „Studentenunterlagen – zur Vernichtung“, datiert und unterzeichnet vom leitenden Verwalter. Ein zusammenfassender Bogen wird ausgefüllt und im Sekretariat aufbewahrt. Auf dem Blatt steht: „Ab diesem Datum habe ich festgestellt, dass die folgenden Aufzeichnungen gemäß den Anforderungen des Distrikts und des Bundesstaats vernichtet werden können, und habe sie zur Vernichtung eingereicht.“ Das Übersichtsblatt wird datiert und von der leitenden Betreuerin/dem Betreuer unterschrieben.

Elektronische Aufzeichnungen
Elektronische Aufzeichnungen (einschließlich E-Mail- und Webinhalte), die vom Bezirk im Rahmen öffentlicher Geschäftsabwicklungen erstellt und empfangen werden, sind öffentliche Aufzeichnungen im Sinne von RCW 40.14 und werden im Einklang mit allen Gesetzen und Vorschriften verwaltet, die die Offenlegung und Vernichtung der Aufbewahrung regeln und Archivierung öffentlicher Aufzeichnungen. Der Bezirk verwaltet elektronische Aufzeichnungen gemäß den gleichen Bestimmungen wie Papierdokumente, die in den Aufbewahrungsplänen für Aufzeichnungen festgelegt sind. Elektronische Aufzeichnungen werden im elektronischen Format aufbewahrt und bleiben für die Dauer der festgelegten Aufbewahrungsfrist nutzbar, durchsuchbar, abrufbar und authentisch. Der Bezirk wird die als Archivierung vorgesehenen elektronischen Aufzeichnungen im Originalformat sowie die zum Lesen der Daten erforderliche Hardware und Software aufbewahren, es sei denn, die Daten wurden erfolgreich in ein neues System migriert. (Der Bezirk wird Aufzeichnungen gemäß dem allgemeinen Aufbewahrungsplan für Schulbezirke und Bildungsdienstbezirke im US-Bundesstaat Washington aufbewahren, der unter www.sos.wa.gov/archives/recordsretentionschedules.aspx zu finden ist.)

 
Abgeschnitten
Sofern zutreffend, beginnt die Aufbewahrungsfrist mit dem „Cut-Off“. „Cut-off“ ist ein Begriff, der verwendet wird, um anzugeben, dass Dateien oder Aufzeichnungen zu einem vorher festgelegten Datum beendet werden können. „Cut-off“ verhindert, dass aktuelle Aufzeichnungen eine unüberschaubare Größe erreichen, und erleichtert die Einreichung neuer Aufzeichnungen. Kalenderjahraufzeichnungen können am 31. Dezember „abgeschlossen“ und eine neue Datei am 1. Januar erstellt werden; Alle Geschäftsjahresaufzeichnungen können erst nach Abschluss einer Maßnahme oder eines Ereignisses, wie z. B. Vertragsbeendigung, Schlusszahlung eines Vertrags, Beendigung des Arbeitsverhältnisses usw., „abgeschnitten“ werden. Unabhängig von der Dauer der Aufbewahrungsfrist, Aufzeichnungen Serien sollte nach „Cut-off“ nur so lange in den Büroakten aufbewahrt werden, wie es erforderlich ist, um Folgendes zu erfüllen: (1) aktive Referenz; (2) Prüfung, falls erforderlich; und (3) andere betriebliche Anforderungen. Sobald diese drei Faktoren erfüllt sind, sollten die Aufzeichnungen für den Rest der Aufbewahrungsfrist an ein Archivzentrum oder in ein geeignetes alternatives Format, einschließlich elektronisch, übertragen werden.

Ausgestellt: September 2003
Überarbeitet: Dezember 2021
Überarbeitet: Januar 2023