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Suchrichtlinien und -verfahren

6225 - Verwendung elektronischer Signatur

VORSTANDSRICHTLINIE Nr. 6225

VERWENDUNG ELEKTRONISCHER SIGNATUR

Zweck:
Um eine Richtlinie für elektronische Signaturen für Walla Walla Public Schools festzulegen, die:
• Effizienz fördern, um öffentliche Ressourcen zu schonen;
• Richtlinien für die Verwendung elektronischer Signaturen für Distrikttransaktionen erstellen;
• eine angemessene Gewähr für die Integrität, Authentizität und Unbestreitbarkeit elektronischer Dokumente bieten, wenn elektronische Signaturen vom Distrikt verwendet werden; und
• Bestimmen Sie den Umfang der Nutzung des derzeitigen Anbieters elektronischer Signaturen DocuSign durch den Distrikt als genehmigte Methode zum Anbringen einer elektronischen Signatur an einem elektronischen Datensatz. Diese Richtlinie gilt für alle zukünftigen Ersetzungen der spezifischen Dienstanbieterplattform.

Die Verringerung der Abhängigkeit des Distrikts von papierbasierten Transaktionen wird die Informationssicherheit und -weitergabe weiter verbessern, eine schnellere Genehmigung von und einen schnelleren Zugriff auf Dokumente ermöglichen sowie Kosten und Umweltauswirkungen reduzieren. Das Bereitstellen der Option elektronischer Signaturen, sofern praktikabel, steht im Einklang mit der Absicht von
Gesetz des US-Bundesstaates Washington zur Förderung elektronischer Transaktionen und zur Beseitigung von Hindernissen, die die Nutzung elektronischer Transaktionen durch staatliche Stellen verhindern könnten.

Umfang, Art und Format der Nutzung
Der Distrikt fördert elektronische Transaktionen und die Verwendung elektronischer Signaturen und erkennt elektronische Signaturen als rechtsverbindlich und in Kraft und Wirkung gleichwertig mit einer traditionellen Signatur an, die erstellt wird, wenn eine Person ein Dokument physisch mit der Absicht markiert, die Aufzeichnung zu unterzeichnen.

Der Distrikt genehmigt die Verwendung der DocuSign-Plattform für elektronische Unterschriften oder eines zukünftigen Ersatzes einer solchen Plattform, um elektronische Unterschriften an Unterlagen des Distrikts anzubringen.

Der Bezirkssuperintendent, der Vorstand oder ein anderer Zeichnungsberechtigter ist berechtigt, die Plattform für elektronische Signaturen oder einen zukünftigen Ersatz für eine solche Plattform zu verwenden, um elektronische Signaturen an Distriktunterlagen anzubringen, wie in dieser Richtlinie vorgesehen.

Die Plattform für elektronische Signaturen oder jeder zukünftige Ersatz einer solchen Plattform ist berechtigt, elektronische Signaturen an allen Distriktakten anzubringen, wenn eine solche Verwendung vom Superintendent oder Beauftragten für angemessen erachtet wird.

Elektronische Signaturen können nicht unter dem Namen eines anderen Mitarbeiters angebracht werden. Aufzeichnungen, die im Namen des Superintendenten, des Vorstands oder eines anderen autorisierten Unterzeichners unterzeichnet wurden, müssen ihre eigene elektronische Signatur verwenden.

Eine elektronische Signatur ist ein akzeptabler Ersatz für eine herkömmliche Signatur auf Aufzeichnungen, die die Signatur einer Aufzeichnung erfordern, wann immer die Verwendung einer herkömmlichen Signatur autorisiert oder erforderlich ist, außer wie hierin vorgesehen.

Wenn eine elektronische Signatur für zwischenstaatliche Transaktionen oder für Dokumente verwendet wird, die von der US-Bundesregierung verlangt werden, muss die elektronische Signatur den Anforderungen des Electronic Signatures in Global and Electronic Commerce Act entsprechen.

Diese Richtlinie beeinträchtigt in keiner Weise die Fähigkeit des Distrikts, eine Transaktion unter Verwendung eines physischen Mediums durchzuführen, und darf nicht als Verbot der Verwendung traditioneller Unterschriften ausgelegt werden.

Rechtliche Hinweise:
EINHEITLICHES GESETZ ÜBER ELEKTRONISCHE TRANSAKTIONEN, Kapitel 57, Gesetze 2020
15 USC Ch. 96 Elektronische Signaturen im Global and National Commerce Act

Angenommen: 21. Juli 2020

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