6570 - Daten- und Aufzeichnungsverwaltung

VORSTANDSRICHTLINIE Nr. 6570

DATEN- UND AUFZEICHNUNGSVERWALTUNG 

Datenmanagement

Der Superintendent ist berechtigt, mit der Washington School Information Processing Cooperative einen Vertrag über den Kauf von Datenverarbeitungsdiensten abzuschließen. Um die Integrität von Studenten- und Steuerunterlagen zu gewährleisten, entwickelt der Superintendent Verfahren zur Implementierung interner Kontrollen in Bezug auf den Zugriff und die Überwachung elektronischer Aufzeichnungen.

Verwaltung und Aufbewahrung von Aufzeichnungen

Der Distrikt erkennt die Bedeutung öffentlicher Aufzeichnungen als Aufzeichnung der Handlungen des Distrikts und Aufbewahrungsort solcher Informationen an. Die Öffentlichkeit hat mit bestimmten Ausnahmen das gesetzliche Recht, Kopien dieser Aufzeichnungen einzusehen und zu beschaffen. Die öffentlichen Aufzeichnungen des Distrikts sind alle Konten, Belege oder Verträge, die sich mit dem Erhalt oder der Auszahlung von Geldern befassen; mit dem Erwerb, der Nutzung oder der Veräußerung von Dienstleistungen oder von Verbrauchsmaterialien, Materialien, Ausrüstung oder anderem Eigentum; oder mit Protokollen, Anordnungen oder Entscheidungen, die die persönlichen oder Eigentumsrechte, Privilegien, Immunitäten, Pflichten oder Pflichten einer Person oder Gruppe festlegen.
Der Superintendent entwickelt Verfahren zur Umsetzung dieser Politik, die dem Gesetz entsprechen; als Mindestanforderung die dauerhafte Aufbewahrung von Vorstandsprotokollen, jährlichen Prüfungsberichten und dauerhaften Studentenakten; und verlangen die Aufbewahrung aller für Prüfungen erforderlichen Steuerunterlagen. Der Superintendent ernennt einen Mitarbeiter, der als District Records Officer dient.

Aufzeichnungen können vernichtet werden, wenn dies vom Generalsekretär genehmigt wurde

Zeitplan für die Aufbewahrung von Aufzeichnungen und Handbuch zur Verwaltung von Aufzeichnungen.

Eigentumsunterlagen

Eigentumsaufzeichnungen und Bestandsaufzeichnungen sind über alle Grundstücke, Gebäude und persönlichen Besitztümer unter der Kontrolle des Distrikts zu führen.

Der Superintendent entwickelt ein Inventarsystem für Eigentum und Ausrüstung.

Für die Zwecke dieser Richtlinie bezeichnet „Ausrüstung“ eine Einheit von Möbeln oder Einrichtungsgegenständen, ein Instrument, eine Maschine, einen Apparat oder eine Reihe von Artikeln, die ihre Form und ihr Aussehen bei Gebrauch beibehalten, nicht entbehrlich sind und ihre Identität nicht verlieren, wenn sie verwendet werden in eine komplexere Einheit integriert.

Vom Vorstand angenommen: 16. Juli 2002
Überarbeitet: 7. Oktober 2003
Überarbeitet: 16. April 2013