6215 – Bescheinigung und Genehmigung von Spesenabrechnungen

VORSTANDSRICHTLINIE Nr. 6215

Bescheinigung und Genehmigung von Spesenabrechnungen

Bevor Spesenabrechnungen dem Vorstand zur Zahlung vorgelegt werden, werden sie vom ernannten Rechnungsprüfungsbeauftragten des Distrikts auf Richtigkeit geprüft und bescheinigt, um den Nachweis zu erbringen, dass die Waren oder Dienstleistungen erhalten wurden und zufriedenstellend sind und dass keine vorherige Zahlung erfolgt ist. Die Bescheinigung muss vom Prüfungsbeauftragten oder seinem Beauftragten unterzeichnet und datiert sein. Spesenabrechnungen müssen durch eine protokollierte Zustimmung der Mehrheit des Vorstands genehmigt werden.

Der Vorstand genehmigt die Vorauszahlung von Ansprüchen in Monaten, in denen nur eine ordentliche Vorstandssitzung angesetzt ist. Der Vorstand überprüft und genehmigt alle derartigen Vorauszahlungen auf seiner nächsten regelmäßig stattfindenden öffentlichen Sitzung. Dem Vorstand werden die Kostenvorauszahlungsabrechnungen eine Woche vor dem Scheckdatum per E-Mail zur Prüfung zugesandt. Jedes Vorstandsmitglied kann den Superintendenten oder den Finanzvorstand benachrichtigen, wenn eine solche Zahlung nicht bis Dienstag der folgenden Woche verschickt werden sollte, und diese Zahlung wird auf die nächste Vorstandssitzung verschoben.

Im Falle einer Ablehnung der Forderung veranlassen der Prüfungsbeauftragte und der Superintendent, dass die Forderungen als Forderungen anerkannt werden, und führen die Einziehung sorgfältig durch, bis die Gelder eingezogen sind oder bis der Vorstand die Zahlung dieser Forderungen genehmigt.

Der Rechnungsprüfer und der Superintendent stellen jeweils eine offizielle Bürgschaft in Höhe von mindestens 50,000 US-Dollar für die gewissenhafte Erfüllung dieser Pflichten aus. Der Schulbezirk kauft und bezahlt die Bürgschaften.

Querverweis:
Vorstandsrichtlinie 6500 Risikomanagement

Rechtliche Hinweise:
RCW 28A.330.080 Zahlung von Forderungen – Unterzeichnung von Haftbefehlen
RCW 28A.330.090 Prüfungsausschuss und Ausgaben
RCW 42.24.080 Kommunale Körperschaften und Gebietskörperschaften - Ansprüche aus vertraglichen Gründen - Rechnungsprüfung und Zahlung - Beglaubigung und Beglaubigung
RCW 42.24.180 Steuerbezirk – Ausstellung von Haftbefehlen oder Schecks vor Genehmigung durch die gesetzgebende Körperschaft – Bedingungen
Bescheinigung und Zulassung des staatlichen Wirtschaftsprüfers, Bulletin Nr. 301 III(F)

Angenommen: 16. Juli 2002
Überarbeitet: 02.19.2019
Überarbeitet: 12. Dezember 2023