1400 - Durchführung von Versammlungen, Geschäftsordnung und Beschlussfähigkeit

VORSTANDSRICHTLINIE Nr. 1400

VERHALTEN DER VERSAMMLUNG, GESCHÄFTSORDNUNG UND BESCHLUSSFÄHIGKEIT

Der Vorstand plant seine Sitzungen in Übereinstimmung mit dem Gesetz und wie vom Vorstand als im besten Interesse des Distrikts und der Gemeinde erachtet. Der Vorstand arbeitet durch (1) regelmäßige Sitzungen, (2) Sondersitzungen und (3) Notfallsitzungen.

Regelmäßige Treffen: Geschäfts- und Studientreffen
Jährlich, am oder vor dem 31. August, wird der Vorstand seinen regulären Sitzungsplan für das kommende Schuljahr genehmigen und bekannt geben. Der Zeitplan legt die Zeiten, Daten und Orte für die regelmäßigen Geschäfts- und Studientreffen des Vorstands fest. Der Vorstand behält sich das Recht vor, solche Sitzungen bei Bedarf zu ändern, sofern die Anforderungen an die öffentliche Bekanntmachung erfüllt sind. Eine Tagesordnung der Geschäfte, die der Vorstand abwickeln wird, wird mindestens vierundzwanzig (24) Stunden vor der veröffentlichten Beginnzeit der Versammlung auf der Distrikt-Website veröffentlicht.

Wenn der Vorstand beabsichtigt, regelmäßige Sitzungen an anderen Orten oder zu anderen Zeiten als den festgelegten abzuhalten, wird der Vorstand die Sitzung auf die gleiche Weise bekannt geben, wie es für außerordentliche Sitzungen vorgesehen ist. Alle ordentlichen Vorstandssitzungen finden innerhalb der Bezirksgrenzen statt.

Der Distrikt wird nur in Ausnahmefällen, die von der Bundes-, Landes- oder Kommunalregierung erklärt werden, oder in Fällen eines örtlichen Notfalls, Feuers, einer Überschwemmung, eines Erdbebens oder eines anderen Notfalls Fernsitzungen oder Sitzungen mit begrenzter Anwesenheit abhalten und bei solchen Sitzungen Echtzeit-Telefonie bereitstellen , elektronisch, über das Internet oder andere leicht verfügbare Mittel des Fernzugriffs, für die keine zusätzlichen Kosten für den Zugang zur Sitzung anfallen.

Sondersitzungen
Außerordentliche Sitzungen können vom Präsidenten oder auf Antrag der Mehrheit der Vorstandsmitglieder einberufen werden. Jedes Vorstandsmitglied erhält eine schriftliche Einladung zu einer außerordentlichen Versammlung, in der Zeit und Ort der außerordentlichen Versammlung sowie die zu erledigenden Geschäfte angegeben sind. Eine schriftliche Mitteilung wird auch jeder Zeitung und jedem Radio- oder Fernsehsender zugestellt, die einen schriftlichen Antrag auf solche Mitteilungen gestellt haben. Schriftliche Mitteilungen können persönlich, per Post, Fax oder E-Mail zugestellt werden. Die Bekanntmachung muss auf der Website des Bezirks veröffentlicht werden.

Der Distrikt muss die Bekanntmachung auch gut sichtbar am Haupteingang der Distriktverwaltung sowie am Ort der Versammlung anbringen, wenn die Versammlung an einem anderen Ort als der Zentrale abgehalten wird. Während eines erklärten Notfalls, der verhindert, dass ein Treffen persönlich mit angemessener Sicherheit abgehalten werden kann, kann der Distrikt eine Ankündigung eines Remote-Meetings ohne physischen Ort auf der Distrikt-Website oder der Website, die von einer anderen Behörde gehostet oder geteilt wird, veröffentlichen.

Alle erforderlichen Mitteilungen müssen mindestens vierundzwanzig (24) Stunden vor der Versammlung zugestellt oder aufgehängt werden.

Ein Vorstandsmitglied verzichtet auf das Schriftformerfordernis, wenn dieses Vorstandsmitglied:
1. Reicht beim oder vor dem Einberufen der Versammlung einen schriftlichen Verzicht auf Mitteilung an den Vorstandssekretär ein. Der Verzicht kann per Telegramm, Fax oder E-Mail erfolgen; oder
2. zum Zeitpunkt der Einberufung tatsächlich anwesend ist. 
Der Vorstand wird keine endgültige Entscheidung über andere Angelegenheiten als die in der Einladung zur Versammlung genannten Punkte treffen. Wenn der Distrikt eine Sondersitzung des Vorstands einberuft, um einen Notfall mit Personen- oder Sachschäden oder der Wahrscheinlichkeit solcher Verletzungen oder Schäden zu behandeln, wenn die zeitlichen Anforderungen einer solchen Benachrichtigung die Benachrichtigung undurchführbar machen und die Wahrscheinlichkeit einer solchen Verletzung erhöhen würden oder Schäden, oder wenn die erforderliche Benachrichtigung nicht mit angemessener Sicherheit angebracht oder angezeigt werden kann, einschließlich, aber nicht beschränkt auf erklärte Notfälle, in denen die Reise zur physischen Benachrichtigung verboten ist oder davon abgeraten wird, kann der Vorstand unverzüglich ohne vorherige Ankündigung zusammentreten.

Notfalltreffen
Wenn der Distrikt aufgrund eines Feuers, einer Überschwemmung, eines Erdbebens oder eines anderen Notfalls feststellt, dass ein beschleunigtes Handeln des Vorstands erforderlich ist, um dem Notfall zu begegnen, kann der Präsident einen anderen Versammlungsort als den regulären Versammlungsort vorsehen, z ein Remote-Meeting ohne physischen Ort oder für ein Meeting, bei dem die physische Teilnahme einiger oder aller Mitglieder der Öffentlichkeit aufgrund eines erklärten Notfalls eingeschränkt ist. Der Präsident kann ohne Vorankündigung eine dringende Sitzung anordnen.

Wenn der Distrikt nach Ausrufung eines Notfalls durch eine lokale oder staatliche Regierung oder Behörde oder durch die Bundesregierung feststellt, dass er aufgrund des Notfalls keine Vorstandssitzung mit seinen Mitgliedern oder mit öffentlicher Anwesenheit mit angemessener Sicherheit abhalten kann, Der Distrikt wird entweder:

1. Halten Sie ein Remote-Meeting ohne physischen Standort ab, oder
2. Halten Sie eine Versammlung ab, bei der die physische Teilnahme einiger oder aller Mitglieder der Öffentlichkeit aufgrund des erklärten Notfalls eingeschränkt ist.

Vorstandsmitglieder können telefonisch oder über andere elektronische Mittel, die eine Fernkommunikation in Echtzeit ermöglichen, an einer Fernsitzung teilnehmen.

Bei einem Remote-Meeting oder einem Meeting, bei dem die physische Teilnahme einiger oder aller Mitglieder der Öffentlichkeit aufgrund eines erklärten Notfalls eingeschränkt ist, muss der Distrikt der Öffentlichkeit die Möglichkeit bieten, die Verhandlungen telefonisch oder über eine leicht verfügbare Alternative zu verfolgen in Echtzeit, die keine zusätzlichen Kosten für den Zugriff auf das Programm erfordert.

Der Distrikt kündigt Remote-Meetings oder Meetings an, bei denen die physische Teilnahme einiger oder aller Mitglieder der Öffentlichkeit aufgrund eines erklärten Notfalls gemäß dieser Richtlinie eingeschränkt ist. Die Einladung zu Sitzungen aufgrund eines erklärten Notfalls muss Anweisungen darüber enthalten, wie die Öffentlichkeit den Sitzungen live zuhören kann und wie die Öffentlichkeit auf andere vom Distrikt angebotene elektronische Mittel des Fernzugriffs zugreifen kann.

Der Distrikt trifft keine endgültige Entscheidung zu Angelegenheiten während eines Remote-Meetings oder eines Meetings, bei dem die physische Teilnahme einiger oder aller Mitglieder der Öffentlichkeit aufgrund eines erklärten Notfalls eingeschränkt ist, es sei denn, der Distrikt hat der Öffentlichkeit eine Option zum Anhören bereitgestellt das Verfahren, mit Ausnahme einer Vorstandssitzung, gemäß dieser Richtlinie. 
Öffentliche Bekanntmachung
Der Vorstand wird jede außerordentliche Sitzung oder jedes Mal, wenn eine reguläre Sitzung auf einen anderen Zeitpunkt verschoben wird, ordnungsgemäß öffentlich bekannt geben. Der Vorstand kann gemäß dieser Richtlinie eine Notfallsitzung einberufen.

Alle Sitzungen sind für die Öffentlichkeit zugänglich, mit Ausnahme von Exekutivsitzungen oder geschlossenen Sitzungen, die gesetzlich zugelassen sind. Der Vorstand wird die endgültigen Maßnahmen ergreifen, die sich aus den Diskussionen der Exekutivsitzung ergeben, während einer öffentlich zugänglichen Sitzung, wie dies gesetzlich vorgeschrieben ist.

Personen mit Behinderungen, die möglicherweise eine Änderung benötigen, um an einer Versammlung teilnehmen zu können, und Personen, die aufgrund von Bedingungen wie körperlichen Mobilitätseinschränkungen möglicherweise Schwierigkeiten haben, persönlich an einer Versammlung teilzunehmen, sollten sich spätestens drei Tage vor einer regulären Versammlung an das Büro des Superintendenten wenden so bald wie möglich vor einer Sondersitzung, damit besondere Vorkehrungen getroffen werden können.

In der Zwischenzeit zwischen den Sitzungen ist das Büro des Superintendenten als Vorstandssekretär das Büro des Vorstands. Die öffentlichen Aufzeichnungen des Distrikts sind in der gesetzlich vorgesehenen Weise und vorbehaltlich der gesetzlichen Beschränkungen zur Einsichtnahme zugänglich.

Live-Videoübertragung und -aufzeichnung
Um die öffentliche Zuschauerzahl und Transparenz zu maximieren, beabsichtigt der Vorstand, alle regulären Geschäftstreffen live zu übertragen und aufzuzeichnen, damit diejenigen, die daran interessiert sind, aus der Ferne oder zu einem späteren Zeitpunkt zu sehen. Darüber hinaus kann der Vorstand, wenn die Zuschauerkapazität oder andere dringende Umstände dies rechtfertigen, beschließen, Studien-, Sonder- oder Notfallsitzungen zu übertragen und aufzuzeichnen. Informationen zum Zugriff auf die Live-Stream-Funktion und die Aufzeichnung, sofern verfügbar, werden in die öffentliche Bekanntmachung aufgenommen.

Mit Wirkung zum 30. Juni 2024 werden alle regulären und außerordentlichen Sitzungen des Vorstands, bei denen eine endgültige Entscheidung getroffen oder eine formelle öffentliche Aussage angenommen wird, mit Ausnahme von Vorstandssitzungen oder Notfallsitzungen, per Audio aufgezeichnet. Solche Aufzeichnungen werden mindestens ein Jahr lang aufbewahrt. Die Aufzeichnung umfasst die Kommentare der Direktoren und die Kommentare von Mitgliedern der Öffentlichkeit, sofern bei der Sitzung eine formelle öffentliche Aussage akzeptiert wird.

Quorum und Abstimmung
Zur Beschlussfähigkeit ist die Mehrheit aller Vorstandsmitglieder erforderlich. Bei Schulräten mit fünf Mitgliedern sind drei Vorstandsmitglieder beschlussfähig. Für die Abwicklung von Geschäften, einschließlich Abstimmungen, ist ein Quorum erforderlich. Die Vorstandsmitglieder müssen nicht physisch anwesend sein, um an einer Vorstandssitzung teilzunehmen. Jedes oder alle Vorstandsmitglieder können an einer Vorstandssitzung teilnehmen und über jede Kommunikationsplattform abstimmen, die eine verbale Kommunikation in Echtzeit ermöglicht, ohne sich physisch am selben Ort wie die Anwesenden befinden zu müssen.

Darüber hinaus muss jedes Meeting, das über eine Kommunikationsplattform abgehalten wird: 1) eine ordnungsgemäße Benachrichtigung mit allen erforderlichen Passwörtern oder Autorisierungscodes enthalten; 2) der Öffentlichkeit bekannt und zugänglich sein; und 3) jedem Mitglied der Öffentlichkeit, das teilnehmen möchte, angemessen Rechnung tragen.

Der Vorstand wird bei Sitzungen, die für die Öffentlichkeit zugänglich sein müssen, keine geheimen Abstimmungen vornehmen. Der Vorstand stimmt über Anträge und Beschlüsse gemäß Roberts Rules of Order (Revised), Art. VII ab. Allerdings ist eine Mehrheitsentscheidung aller Vorstandsmitglieder erforderlich, um einen Superintendenten oder Vorstandsbeamten zu wählen oder auszuwählen oder eine freie Stelle im Vorstand zu besetzen, und der Vorstand muss über diese Angelegenheiten durch mündliche Namensaufrufe abstimmen. Der Vorstand stimmt durch mündliche Namensaufrufe ab, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist.

Sitzungsablauf und Geschäftsordnung
Der Vorstand führt alle Vorstandssitzungen in ziviler, geordneter und geschäftsmäßiger Weise durch. Der Vorstand verwendet die Geschäftsordnung von Roberts (überarbeitet) als Richtlinie, außer wenn die Satzung oder Richtlinien des Vorstands diese Regeln ersetzen. Während der Vorstandssitzungen verzichten die Vorstandsmitglieder auf elektronische Kommunikation (z. B. per E-Mail, SMS, soziale Medien) mit ihren Vorstandskollegen.

Der Vorstand wird die Tagesordnung verwenden, um seine regelmäßige Geschäftsordnung festzulegen. Jedoch kann entweder der Superintendent oder ein Vorstandsmitglied Ergänzungen oder Änderungen an der vorbereiteten Tagesordnung beantragen, und der Vorstand kann eine überarbeitete Tagesordnung oder Geschäftsordnung durch Mehrheitsbeschluss der anwesenden Vorstandsmitglieder annehmen. Anträge auf Ergänzung der Tagesordnung bedürfen nach ihrer Annahme einer Mehrheit von zwei Dritteln oder mehr. Bei einer außerordentlichen Versammlung kann der Vorstand nur in Bezug auf die in der Einladung zur außerordentlichen Versammlung enthaltenen Angelegenheiten endgültige Maßnahmen ergreifen.

Es ist jedem Mitglied der Öffentlichkeit ungesetzlich, in einem Bereich einer Einrichtung, der für offizielle Schulratssitzungen genutzt wird, wissentlich eine gefährliche Waffe, einschließlich, aber nicht beschränkt auf eine Schusswaffe, „nun-chu-ka“, mit sich zu führen oder zu besitzen Stöcke“, „Wurfsterne“, Luftgewehre oder -pistolen, Elektroschocker oder andere gefährliche Waffen, wie in RCW 9.41.280 aufgeführt. Der Vorstand stellt sicher, dass an den Einrichtungen, die für offizielle Vorstandssitzungen genutzt werden, Schilder angebracht werden, die auf die Beschränkungen des Besitzes von Schusswaffen und anderen Waffen hinweisen.

Öffentliche Teilnahme und Kommentar
Jedes Mitglied der Öffentlichkeit kann an den Vorstandssitzungen teilnehmen. Der Vorstand kann fragen, verlangt aber nicht, dass sich Personen anmelden, Fragebögen ausfüllen oder andere Bedingungen für die Teilnahme festlegen.

Der Vorstand erkennt den Wert öffentlicher Kommentare zu Bildungsfragen und die Bedeutung der Beteiligung der Öffentlichkeit an seinen Sitzungen an. Um mit Ausnahme von Notsituationen eine faire und ordnungsgemäße Äußerung öffentlicher Kommentare zu ermöglichen, wird der Vorstand bei oder vor jedem regulären Geschäftstreffen einen Zeitraum festlegen, in dem die endgültige Aktion für öffentliche Kommentare stattfinden soll. Während der öffentlichen Kommentierungsfrist können Besucher das Board zu allen Themen im Rahmen der Verantwortung des Boards ansprechen. Öffentliche Stellungnahmen können mündlich oder durch vor der Sitzung eingereichte schriftliche Stellungnahmen erfolgen. Schriftliche Kommentare müssen den unten beschriebenen Höflichkeitsstandards entsprechen und bis 12:00 Uhr am Tag der Vorstandssitzung eingehen. Alle rechtzeitig eingereichten schriftlichen öffentlichen Kommentare werden an jedes Vorstandsmitglied verteilt.

 
Der Vorstand kann die Frist für die mündliche öffentliche Kommentierung strukturieren, einschließlich der Festlegung der Gesamtzeit für die öffentliche Kommentierung und der gleichmäßigen Aufteilung der Protokolle für jeden Redner. Der Vorstand ist nicht verpflichtet, zusätzliche Zeit für öffentliche Kommentare bereitzustellen, um allen Anwesenden, die das Wort ergreifen möchten, entgegenzukommen. Jede Struktur, die der Vorstand auferlegt, ist inhaltsneutral.

Der Vorstand kann verlangen, dass diejenigen, die sprechen möchten (aber nicht alle Teilnehmer), sich anmelden, damit der Vorstand eine Liste der Personen hat, die sprechen möchten, und sie nach vorne rufen kann. Bei der Weiterleitung identifizieren sich die Personen und kommentieren innerhalb der vom Vorstand festgelegten Fristen. Der Vorstandsvorsitzende kann Fristen nach Bedarf anpassen, um die Tagesordnung einzuhalten. Der Vorstand ist nicht verpflichtet, auf Fragen oder Herausforderungen zu antworten, die während der öffentlichen Kommentierungsfrist gestellt werden, und das Schweigen des Vorstands bedeutet keine Zustimmung oder Billigung der Bemerkungen des Sprechers. Der Vorstand kann Zeit, Ort und Art der öffentlichen Stellungnahme bestimmen. Der Präsident kann die Erklärung einer Person beenden, wenn die vorgesehene Zeit verstrichen ist, und kann einen Redner unterbrechen, um den gleichen Standard an Höflichkeit zu fordern, den der Vorstand sich selbst auferlegt. Beispiele für unhöfliche Kommentare sind Kommentare, die:

• nach einem gesetzlichen Standard verleumderisch oder verleumderisch sind;
• ein ungerechtfertigter Eingriff in die Privatsphäre sind;
• gemäß dem Federal Communications Act oder einer Regel oder Verordnung der Federal Communications Commission obszön oder anstößig sind;
• gegen die Richtlinien oder Verfahren des Schulbezirks in Bezug auf Belästigung, Einschüchterung oder Mobbing von Schülern oder gegen Richtlinien oder Verfahren in Bezug auf Nichtdiskriminierung verstoßen;
• zu einer rechtswidrigen Handlung auf dem Schulgelände anstiften oder gegen eine rechtmäßige Schulordnung verstoßen; oder
• Eine wesentliche und erhebliche Störung des ordnungsgemäßen Ablaufs der Vorstandssitzung verursachen.

Der Vorstand als Ganzes hat die endgültige Entscheidung über die Angemessenheit all dieser Entscheidungen und kann die Ordnung aufrechterhalten, indem er diejenigen entfernt, die stören. Der Vorstand erkennt jedoch die Unterscheidung zwischen unhöflichem Diskurs, den er nicht tolerieren wird, und negativen, aber dennoch zivilen Kommentaren über den Vorstand, den Distrikt und/oder die Mitarbeiter an. Der Vorstand wird seine Ordnungskompetenz inhaltsneutral ausüben.

Zusätzlich zu der öffentlichen Kommentierungsfrist während der Sitzung kann der Vorstand die Tagesordnungspunkte identifizieren, die eine zusätzliche Gelegenheit für öffentliche Kommentare erfordern oder davon profitieren würden. Einzelpersonen oder Gruppen, die dem Vorstand einen Tagesordnungspunkt präsentieren möchten, werden ermutigt, solche Präsentationen im Voraus anzufordern und zu planen. Gelegenheit zur öffentlichen Stellungnahme – sowohl mündlich als auch schriftlich – ist erforderlich, bevor der Vorstand eine Richtlinie annimmt oder ändert, die nicht ausdrücklich oder stillschweigend nach Landes- oder Bundesrecht autorisiert ist, aber die Bildung von K-12-Studenten fördert oder fördern wird effektive, effiziente oder sichere Verwaltung und Betrieb des Distrikts. Personen, die vom Vorstand gehört werden möchten, werden zunächst vom Vorstandsvorsitzenden anerkannt.

Querverweis:
Vorstandsrichtlinie 1220 Vorstandsmitglieder und Pflichten der Vorstandsmitglieder
Vorstandsrichtlinie 1410 Executive oder Closed Sessions
Vorstandsrichtlinie 1420 Vorgeschlagene Tagesordnung und Zustimmung Tagesordnung

Rechtliche Hinweise:
RCW28A.330.020 Bestimmte Vorstandswahlen, Art und Abstimmung erforderlich – Personalauswahl, Art und Weise
RCW 28A.320.040 Satzung für den Vorstand und die Schulverwaltung
RCW 28A.330.070 Vorstand – Aufzeichnungen zur öffentlichen Einsicht verfügbar
RCW 28A.343.370 Stellenangebote
RCW 28A.343.380 Sitzungen
RCW 28A.343.390 Beschlussfähigkeit - Nichtteilnahme an Sitzungen
RCW 42.30.030 Sitzungen für offen und öffentlich erklärt
RCW 42.30.050 Unterbrechungen - Verfahren
RCW 42.30.060 In öffentlichen Versammlungen verabschiedete Verordnungen, Regeln, Beschlüsse, Reglemente usw. – Bekanntmachung – Geheime Stimmabgabe verboten
RCW 42.30.070 Zeiten und Orte für Sitzungen – Notfälle – Ausnahme
RCW 42.30.080 Sondersitzungen
RCW 9.41.280 Besitz gefährlicher Waffen auf Schulanlagen – Strafe – Ausnahmen
42 USC 12101-12213 Gesetz über Amerikaner mit Behinderungen

Angenommen: 16. Juli 2002
Überarbeitet: 02.19.2019; 04.19.2022; 12.13.2022
Überarbeitet: 12. Dezember 2023