6213 (ف) - سداد مصاريف السفر
الإجراء الإداري رقم 6213
يتعين على جميع الموظفين اتباع إجراءات السفر التالية في جميع طلبات السفر المعتمدة من المنطقة.
أ. أكمل نموذج طلب الموافقة المسبقة على الرحلة وأرسله إلى المشرف للحصول على الموافقة المسبقة والتوقيع. ينبغي تضمين تقدير لجميع النفقات المتوقعة.
ب. إذا كان المبلغ المعتمد بالدولار يختلف عن التقدير الإجمالي، فيجب تدوين المبلغ المعتمد في النموذج وتوقيعه بالأحرف الأولى من قبل المشرف. سيشير المشرفون إلى رقم الميزانية المناسب الذي سيتم تحميله على النفقات.
ج. يجب إتمام جميع ترتيبات السفر وحجوزات الفنادق (بما في ذلك أوامر الشراء) على مستوى المبنى/القسم. يجب طلب سعر حكومة الولاية أو الحكومة الفيدرالية أو سعر المؤتمر (أيهما أقل) للفندق. عندما لا ينطبق أي من هذه الأسعار، ينبغي النظر في الفنادق ذات الأسعار المعقولة. عند الإقامة في أحد فنادق المؤتمرات، يجب إرفاق كتيب المؤتمر الذي يشير إلى فنادق المؤتمرات أو أي وثائق أخرى بطلب الدفع أو السداد. أوامر الشراء المعتمدة هي مؤشر على تصريح السفر. إذا لم يتم تضمين أمر الشراء، فيجب تضمين فاتورة موقعة برقم الميزانية.
د. تعتبر قسيمة السفر الموقعة بشكل مناسب إشارة إلى الموافقة على نفقات الرحلة.
هـ. عند الانتهاء من الرحلة، يجب على الشخص الذي يقوم بالرحلة إكمال قسيمة نفقات السفر للمنطقة. يجب على المشرف الموافقة على القسيمة والتوقيع عليها، وإرفاق نموذج طلب الرحلة المعتمد وكتيب المؤتمر و/أو جدول الأعمال والإيصالات الإضافية على النحو المنصوص عليه في إرشادات التخطيط للسفر. بمجرد اكتمال قسيمة نفقات السفر بالكامل، أرسلها إلى مكتب الأعمال للحصول على الموافقة النهائية من المشرف أو من ينوب عنه. سيتم إرسال أي فواتير سفر لبرامج فئوية، بما في ذلك التعليم الخاص، إلى مدير البرنامج للموافقة عليها.
في بعض الأحيان يكون من المهم للموظفين الإداريين أو غيرهم من الموظفين تمثيل المنطقة في الأنشطة التي ترعاها المنطقة وغيرها من الأحداث المجتمعية التي تعمل على دعم المهمة أو الموظفين أو الطلاب في المنطقة. في بعض الحالات، تتطلب هذه الأحداث القبول أو الرسوم أو النفقات الأخرى للمشاركة. يجب على الموظفين الراغبين في حضور مثل هذه الأحداث الحصول على موافقة مسبقة من المشرف أو من ينوب عنه. وفي حالة الموافقة، يتم تعويض الموظف عن التكاليف التي تكبدها لحضور النشاط المعتمد. وفقًا لتقدير المشرف، يجوز للمنطقة دفع دفعة مقدمة نيابة عن حضور الموظف (الموظفين).
منقح: فبراير 2024