6106 (P) - التكاليف المسموح بها للبرامج الفيدرالية

الإجراء الإداري رقم 6106

التكاليف المسموح بها للبرامج الاتحادية

الغرض من هذا الإجراء هو ضمان إنفاق الأموال الفيدرالية فقط على الأنشطة المسموح بها وفقًا لـ CFR الجزء 200 الجزء الفرعي E - مبادئ التكلفة ، وشروط أو شروط خاصة أخرى لمنحة المنحة ، و / أو غيرها من المبادئ التوجيهية المعمول بها على مستوى الولاية والفيدرالية. عند تحديد التكاليف المسموح بها ، ستستخدم المنطقة المبادئ التوجيهية على النحو المنصوص عليه في سياسة التكاليف المسموح بها 6106.

قد يتم تحميل فئتين من التكاليف على جائزة اتحادية. الأول هو التكاليف المباشرة ، وهي التكاليف التي تفيد النشاط بشكل مباشر ويسهل تحديدها. والثاني هو التكاليف غير المباشرة ، وهي تكاليف إما تفيد النشاط بطريقة غير مباشرة أو تفيد النشاط بشكل مباشر ، لكن تعقيد تحديد التكاليف بشكل مناسب على هذا النحو يفوق فائدة تحميلها مباشرة.

سوف تفي التكاليف بالمتطلبات الضرورية والمعقولة عندما لا تتجاوز تلك التي قد يتكبدها الشخص الحكيم في ظل الظروف في وقت اتخاذ القرار لتحمل التكلفة. سيستخدم موظفو المنطقة الأسئلة التالية لتحديد التكاليف المعقولة والضرورية:

• هل تحتاج المنطقة حقًا إلى هذا العنصر / الخدمة؟
• هل المصاريف تستهدف حاجة برمجية / إدارية صالحة؟
• هل هذا هو الحد الأدنى للمبلغ الذي نحتاج إلى إنفاقه لتلبية احتياجاتنا؟
• هل لدينا القدرة على استخدام ما نشتريه؟
• إذا طُلب منا الدفاع عن عملية الشراء هذه ، فهل سنتمكن من ذلك؟
• هل دفعنا سعرًا عادلًا؟

ستنفذ المنطقة طريقة معقولة لتخصيص التكاليف التي تعادل المنفعة النسبية التي يتلقاها البرنامج لنسبة التكاليف المحملة على البرنامج.

فترة تحسين

قد تكون الأموال الفيدرالية ملزمة في وقت لاحق من تاريخ توفر الأموال أو تاريخ تقديم طلب المنحة ، إما في شكل كامل ، أو "حالة مقبولة بشكل كبير (SAS)" ، اعتمادًا على شروط الجائزة الفيدرالية.

لا يجوز إنفاق الأموال الاتحادية بعد تاريخ انتهاء المنحة باستثناء تصفية الالتزامات المسموح بها التي تم إجراؤها في ذلك التاريخ أو قبله. يجب إجراء جميع عمليات تصفية الالتزامات السابقة في غضون 90 يومًا من تاريخ انتهاء المنحة ، أو تاريخ سابق تحدده الوكالة المانحة.

يوضح الجدول التالي التاريخ الذي تقرر فيه أن النفقات ملتزمة:

التكاليف المباشرة

ستتبع النفقات المحملة مباشرة على منحة اتحادية جميع سياسات وإجراءات المنطقة وكذلك المتطلبات الفيدرالية المطبقة على تلك التكاليف ، بما في ذلك ، على سبيل المثال لا الحصر ؛ متطلبات الشراء ، ومعايير الملكية ، وسياسات السفر ، ومعايير التكلفة المحددة بواسطة 2 CFR الجزء 200 ، القسم الفرعي هـ ، على النحو المحدد في سياسة التكلفة المسموح بها. بالإضافة إلى ذلك ، سيتم السماح بجميع النفقات المباشرة بموجب شروط منح المنحة ولوائح البرنامج. ستكون المتطلبات المتبعة هي الأكثر تقييدًا للوائح المحلية أو الحكومية أو الفيدرالية المرتبطة بنوع معين من الإنفاق.

سيكون الموظفون المسؤولون عن مراجعة النفقات الخاصة بالسماح على دراية بالتكاليف المسموح بها لجميع البرامج التي تمت مراجعتها. سيكون الموظفون المسؤولون عن مراقبة الميزانية والنفقات مسؤولين عن ضمان مراجعة جميع الرسوم من قبل الموظفين المناسبين للتأكد من السماح بها.

سيتم الحصول على الموافقات المسبقة على النفقات ، كما هو مذكور في 2 CFR ، الجزء 200 وشروط منح المنحة ، قبل الالتزام بالنفقات. سيتم دعم النفقات من خلال الوثائق الكافية بما في ذلك جميع التفاصيل ذات الصلة التي تساعد في تحديد العنصر المسموح به.

التكاليف غير المباشرة

ستشمل جوائز المنح الفيدرالية مبلغًا من النفقات غير المباشرة التي يحق للمقاطعات الحصول عليها للتكاليف التنظيمية الشاملة للمتلقي التي تفيد البرنامج الفيدرالي الذي تديره المنطقة ، ما لم يتم رفضه على وجه التحديد بموجب شروط منح المنحة.

يتم التفاوض على الأسعار غير المباشرة من قبل وكالة الإشراف أو الإدراك في المنطقة ويمكن تطبيقها على جميع الجوائز الفيدرالية التي تتلقاها المنطقة.

بالنسبة للمنح التي يمنحها مكتب المشرف على التعليم العام (OSPI) ، يتم احتساب المعدلات غير المباشرة سنويًا بناءً على المعلومات المالية التي تم الحصول عليها من خلال F-196. يتفاوض OSPI حول منهجية حساب معدل التكلفة غير المباشرة مع وزارة التعليم كل 5 سنوات.

هناك نوعان من التكاليف الفيدرالية غير المباشرة. يتم استخدام معدل مقيد لأي برنامج فيدرالي يشتمل على شرط "تكميلي وليس بديل" ، مما يعني أن الأموال الفيدرالية تُستخدم لتكملة مبلغ المال الذي يتعين على المنطقة إنفاقه على برنامج معين ، ولا يتم استخدامه "في مكان "الصناديق الحكومية / المحلية. يتم استخدام معدل غير مقيد للبرامج التي لا تحتوي على شرط "تكميلي ، وليس بديل".

لا يُطلب من المنطقة المطالبة بأي أو كل المبلغ غير المباشر الذي يحق لهم الحصول عليه ، ولكن يجوز لهم المطالبة بما يصل إلى المبلغ الكامل ، طالما أنه مدرج في الميزانية المعتمدة للمنطقة. يمكن تطبيق المعدل غير المباشر على جميع النفقات المباشرة المسموح بها والتي سيتم المطالبة بها بموجب منحة معينة ، باستثناء بعض الاستثناءات (على سبيل المثال ، سيتم تطبيق التكاليف غير المباشرة فقط على أول 25,000 دولار من العقد الفردي).

لن يتم تحميل أي نفقات من خلال التكلفة المباشرة والتكلفة غير المباشرة.

صدر: أغسطس 2017