6020 (ف) - نظام الصناديق والحسابات
الإجراء الإداري رقم 6020
صناديق السلف
تستخدم الإرشادات التالية في إدارة حسابات السلف:
- يجب أن يعتمد مبلغ صندوق السلف للمدرسة على أكبر مبلغ من الأموال يتم إنفاقه في شهر واحد. يتم اعتماد المبلغ من قبل مجلس الإدارة.
- يجب أن يقتصر استخدام أموال السلف و / أو المصروفات النثرية على الالتزامات التي لا يمكن التعامل معها عن طريق القسيمة.
- يجب استخدام ممارسات إدارة الإيصالات المعتمدة.
- يجب تجديد حسابات السلف على الأقل شهريًا بموجب أمر دفع لأمين الحساب. يجب أن يتم التزويد عن طريق قسيمة مع إرفاق الإيصالات المناسبة.
- يتم تسوية أموال السلف شهريًا.
إجراءات صندوق هيئة الطلاب المرتبطة
يجب أن تكون إرشادات ASB الخاصة بمدارس Walla Walla العامة وكذلك هذه الإرشادات سارية المفعول في تشغيل الهيئات الطلابية ذات الصلة ذات الصلة:
- يجب أن يكون المدير / من ينوب عنه مسؤولاً عن الإشراف على وظائف المحاسبة التي يتعين أداؤها على مستوى المبنى. يجب أن تكون إجراءات المحاسبة على مستوى المبنى متسقة مع وظائف المحاسبة التي يتم إجراؤها على مستوى مكتب المنطقة.
- تتم الموافقة على ميزانية مجلس ASB التي توجه الأنشطة سنويًا.
- يجب أن يشارك مجلس ASB في تحديد الأغراض التي من أجلها يتم تخصيص الموارد المالية لـ ASB وصرفها. يجب أن تنعكس هذه الأغراض في ميزانية مجلس الإدارة التي يتم تقديمها إلى مجلس الإدارة للموافقة عليها.
- يوافق ASB على جميع النفقات قبل صرف الأموال من الصندوق. في حالة قيام مجموعة طلابية مرتبطة بجمع الأموال أو التماس التبرعات للمنح الدراسية وتبادل الطلاب والأغراض الخيرية ، يجب أن توافق مجموعة الهيئة الطلابية المرتبطة على جميع نفقات الأموال التي تم جمعها على هذا النحو.
- يمكن استخدام أموال ASB لأغراض تتفق مع سياسة منطقة المدرسة والموافقة عليها من قبل الهيئة الإدارية للمنظمة ، مع مراعاة الأحكام المدرجة في دستور ولوائح هيئة الطلاب. تقتصر أموال صندوق الطلاب الخاص غير المرتبط التي تحتفظ بها المنطقة على المنح الدراسية والمساهمات الخيرية وبرامج تبادل الطلاب. تقتصر هذه الإيرادات على الأموال المخصصة لهذا الغرض المحدد ، والتي تم تحديدها في وقت تحصيلها ، والتي تم الاحتفاظ بها على سبيل الأمانة حصريًا للغرض المتبرع به. يجب أن يتم التبرع بهذه الأموال وجمعها على أساس طوعي.
- لا يسمح القانون بأنشطة جمع الأموال غير المرتبطة بمنظمة يرعاها ASB ، بما في ذلك جمع الأموال الخاصة غير المرتبطة بهيئة الطلاب ، تحت إشراف أو إشراف الموظفين ولا باستخدام معدات المنطقة أو الإمدادات أو المرافق أو موارد المنطقة الأخرى ما لم يتم تعويض المنطقة بالكامل عن جميع هذه التكاليف. يجب أن يكون للمدير / من ينوب عنه سلطة ترتيب الأموال غير التابعة لـ ASB ليتم الاحتفاظ بها في حسابات ائتمانية منفصلة في الصندوق طالما يتم إبلاغ الطلاب مسبقًا بضرورة دفع رسوم لتغطية التكلفة الكاملة للخدمة.
- بالنسبة للمدارس التي تضم طلابًا في الصف السابع أو أعلى ، يجب أن يظهر دليل على موافقة الطالب على جميع القسائم التي تدعم صرف أموال ASB. وهذا يشمل أوامر الشراء وطلبات فحص صندوق السلف. يجب أن تسجل محاضر ASB الموافقة على النفقات.
- يجب إيداع أموال ASB لدى أمين صندوق المقاطعة باستثناء الحساب المصرفي للسلف والنثريات. يجب أن تدار هذه الأموال بالطريقة التي تتطلبها لوائح مجلس الدولة للتعليم.
- يجب تقديم تقرير ASB الشهري إلى مكتب الأعمال وفقًا لإرشادات ASB الخاصة بالمدارس العامة والا والا.
إدارة حسابات بنك المنطقة
يتم التعامل مع الأموال المستلمة للمقاطعة على النحو التالي:
- يجب إعطاء إيصالات لجميع الأموال ؛
- يجب إيداع جميع الأموال التي تتلقاها المنطقة ، باستثناء تلك التي يتلقاها أمين صندوق المقاطعة نيابة عن المنطقة ، في حساب الإحالة للمقاطعة. يجب وضع أحكام للسماح للمباني الفردية بالوصول إلى المستودع الليلي. يجب إيداع جميع الأموال في غضون 24 ساعة من الإيصالات ، ما لم تكن الإيصالات لا تتجاوز 100 دولار. سيتم إيداع جميع الأموال في غضون 5 أيام عمل من تاريخ الاستلام ؛
- يجب إيداع إيصالات المناسبات الخاصة سليمة ؛
- يجب إرسال جميع الأموال في حساب الإحالة إلى أمين صندوق المقاطعة في موعد لا يتجاوز الأول من كل شهر. يجب أن تكون هذه التحويلات مصحوبة بتقرير يوضح المبالغ التي سيتم إضافتها إلى كل صندوق من أموال المنطقة ؛
- يجب الاحتفاظ بسجل دقيق لجميع النفقات من كل حساب سلف. يجب أن يتم السداد إلى الحد الأقصى المسموح به لكل حساب سلف عن طريق قسيمة كل شهر ؛
- تتم تسوية الحسابات المصرفية شهريًا ؛ و
- يجب إجراء عمليات التدقيق المحلية لكل حساب سلف على أساس مفاجئ وغير مجدول مرة واحدة على الأقل في السنة.
صدر: سبتمبر 2003
تاريخ المراجعة: 03.2011 ؛ أبريل 2016
صندوق الإقتراحات
إغلاق المدرسة
