5285 (ف) - عدم تطابق رقم الضمان الاجتماعي

طباعة, البريد إلكتروني:

الإجراء الإداري رقم 5285

يجب استخدام الإجراء التالي لتنفيذ سياسة مجلس الإدارة للإشعار وتصحيح التناقضات المحتملة أو "عدم التطابق" بين اسم الموظف ورقم الضمان الاجتماعي.

عندما تكتشف المنطقة عدم تطابق رقم الضمان الاجتماعي ، ستقدم المقاطعة إشعارًا كتابيًا للموظف بعدم التطابق. بعد ذلك يكون الموظف مسؤولاً عن المتابعة مع الجهة الحكومية المناسبة لتصحيح المشكلة.

الإخطار الأول / طلب الإجراء التصحيحي (انظر المثال)

عندما تعلم المقاطعة بوجود موظف لديه رقم ضمان اجتماعي غير متطابق ، سيتم إبلاغ الموظف بعدم التطابق برسالة من مكتب الأعمال بالمنطقة يتم إرسالها عن طريق التسليم المنتظم والبريد المعتمد.

سيوفر هذا الخطاب اسم الموظف ورقم الضمان الاجتماعي كما هو وارد في سجلات المنطقة ، ويطلب من الموظف التحقق من المعلومات. إذا كانت المعلومات غير صحيحة ، يُطلب من الموظف تقديم المعلومات الصحيحة. إذا كانت المعلومات الواردة في الرسالة تتطابق مع الاسم ورقم الضمان الاجتماعي لبطاقة الضمان الاجتماعي للموظف ، يُنصح الموظف بالاتصال بمكتب الضمان الاجتماعي المحلي لحل المشكلة وتزويد المنطقة بأي تغييرات.

ستوفر المقاطعة للموظف ما لا يقل عن خمسة عشر (15) يومًا تقويميًا من تاريخ الرسالة لاتخاذ الإجراءات التصحيحية.

الإخطار الثاني / طلب الإجراء التصحيحي (انظر المثال)

إذا لم يقم الموظف ، بعد خمسة عشر (15) يومًا تقويميًا على الأقل من تاريخ الإشعار الأول ، بتصحيح عدم تطابق أو مشكلة رقم الضمان الاجتماعي المحدد ، فسيتم إرسال خطاب ثان إلى الموظف عن طريق التسليم المنتظم والبريد المعتمد.

الخطاب الثاني يخطر الموظف بأهمية هذه المشكلة ويطلب اتخاذ إجراءات تصحيحية فورية. سيوفر هذا الخطاب مرة أخرى اسم الموظف ورقم الضمان الاجتماعي كما هو وارد في سجلات المنطقة ، ويطلب من الموظف التحقق من المعلومات. إذا كانت المعلومات غير صحيحة ، يُطلب من الموظف ، مرة أخرى ، تقديم المعلومات الصحيحة. إذا كانت المعلومات الواردة في الرسالة تتطابق مع الاسم ورقم الضمان الاجتماعي لبطاقة الضمان الاجتماعي للموظف ، يُنصح الموظف ، مرة أخرى ، بالاتصال بمكتب الضمان الاجتماعي المحلي لحل المشكلة وتزويد المنطقة بأي تغييرات.

ستوفر المقاطعة للموظف ما لا يقل عن خمسة عشر (15) يومًا تقويميًا من تاريخ الحرف الثاني لاتخاذ الإجراءات التصحيحية.

الإخطار النهائي / طلب الإجراء التصحيحي (انظر المثال)

إذا لم يقم الموظف ، بعد المحاولتين الخطيتين السابقتين ، بتصحيح عدم تطابق أو مشكلة رقم الضمان الاجتماعي المحدد ، فسيتم إرسال خطاب ثالث إلى الموظف عن طريق التسليم العادي والبريد المعتمد.

سيُعلم الحرف الثالث الموظف مرة أخرى بخطورة المشكلة وضرورة اتخاذ إجراء تصحيحي فوري. سيوضح هذا الخطاب أيضًا أنه يمثل الإخطار النهائي للموظف بعدم تطابق رقم الضمان الاجتماعي أو مشكلة وأن عدم الاستجابة لطلبات المقاطعة المتكررة لاتخاذ إجراءات تصحيحية وتزويد المنطقة باسم دقيق ورقم الضمان الاجتماعي للإبلاغ الأغراض تشكل سببًا عادلًا للإنهاء.

سيتم إخطار الموظف بأن عدم تزويد المنطقة بالوثائق التي تفيد بأن المشكلة قد تم تصحيحها خلال ثلاثين (30) يومًا تقويميًا من تاريخ الخطاب سيؤدي إلى التوصية بإنهاء عملهم في المنطقة. سيُعلم الإشعار النهائي الموظف بفرصة الاجتماع قبل الإنهاء مع مدير شؤون الموظفين بالمنطقة ، جنبًا إلى جنب مع ممثل من اختيارهم ، لمزيد من مناقشة هذه المسألة.

تشجع المنطقة الموظفين بشدة على عدم الانتظار حتى استلام الحرف الثالث لمعالجة عدم التطابق.

صدر: مايو 2008

سياسات وإجراءات البحث