4040 (ف) - وصول الجمهور إلى سجلات المنطقة

الإجراء الإداري رقم 4040

الوصول العام إلى سجلات المنطقة

الغرض من هذه الإجراءات والمبادئ العامة

تم وضع هذه الإجراءات من قبل المشرف ونشرها وفقًا لسياسة مجلس الإدارة 4040 و RCW 42.56.040 لشرح عملية وصول الجمهور إلى سجلات منطقة المدرسة ولتقديم إرشادات حول كيفية استجابة المنطقة لمثل هذه الطلبات.

سجلات منطقة المدرسة المتعلقة بسير عمليات ووظائف المنطقة التي تم إعدادها أو امتلاكها أو استخدامها أو الاحتفاظ بها من قبل المنطقة بأي تنسيق هي ، في الواقع ، سجلات عامة قد يطلب أفراد الجمهور الوصول إليها بما يتوافق مع هذا إجراء.

عند معالجة مثل هذه الطلبات ، ستقدم المنطقة المساعدة الكاملة لمقدم الطلب وتقدم الرد بأسرع طريقة ممكنة.

ضابط السجلات العامة بالمنطقة

موظف السجلات العامة

للاستجابة الأكثر كفاءة وفي الوقت المناسب ، يجب توجيه طلبات الحصول على سجلات منطقة المدرسة كتابيًا إلى مسؤول السجلات العامة المدرج أدناه ، والذي تشمل مسؤولياته العمل كنقطة اتصال لأفراد الجمهور في هذه العملية والإشراف على امتثال المنطقة لـ قانون السجلات العامة بواشنطن ، الفصل 42.56 RCW ، والسياسة 4040.

يمكن الوصول إلى مسؤول السجلات العامة الحالي للمنطقة في المبنى الإداري المركزي للمنطقة على النحو التالي:

الدكتورة ميندي ماير ، مديرة الموارد البشرية

364 شارع س بارك ، والا والا ، واشنطن 99362

الهاتف 509-527-3000

Fax 509-529-7713

البريد الإلكتروني hr@wwps.org

المعلومات المتعلقة بالاتصال بمسؤول السجلات العامة متاحة أيضًا على موقع الويب الخاص بالمنطقة على wwps.org.

تدريب موظفي السجلات العامة

وفقًا لقانون الولاية ، يجب على مسؤول السجلات العامة إكمال التدريبات المتعلقة بقانون السجلات العامة بواشنطن والاحتفاظ بالسجلات العامة في موعد لا يتجاوز تسعين (90) يومًا بعد تولي مسؤوليات موظف السجلات العامة. بعد التدريب (التدريبات) الأولية ، يجب على مسؤول السجلات العامة إكمال تدريب تنشيطي على فترات لا تزيد عن أربع سنوات طالما بقي هو أو هي مسؤول السجلات العامة في المقاطعة. يجب أن يعالج التدريب قضايا معينة تتعلق بالاحتفاظ بالمستندات الإلكترونية وإنتاجها والإفصاح عنها ، بما في ذلك تحديث خدمات المعلومات التكنولوجية وتحسينها.

توافر السجلات العامة

ساعات التفتيش

السجلات العامة متاحة للتفتيش والنسخ خلال ساعات العمل العادية للمنطقة ، من الاثنين إلى الجمعة ، من 8:00 صباحًا إلى 5:00 مساءً ، خلال العام الدراسي ، ومن 8:00 صباحًا إلى 4:00 مساءً ، في أيام المدرسة ليس في الدورة ، باستثناء أيام العطل القانونية. يجب فحص السجلات في مكاتب المنطقة.

تنظيم السجلات

ستحتفظ المنطقة بسجلاتها بطريقة منظمة ومعقولة وتتخذ الإجراءات المعقولة لحماية السجلات من التلف والفوضى. لا يجوز لمقدم الطلب أخذ سجلات المنطقة من مكاتب المقاطعة دون إذن من مسؤول السجلات العامة أو من ينوب عنه. أثناء فحص السجلات ، سيكون موظف المنطقة حاضرًا عادةً لحماية السجلات من التلف أو الفوضى.

ستحتفظ المنطقة أيضًا بسجل لطلبات السجلات العامة التي تم تقديمها إلى المنطقة ومعالجتها. يجب أن يتضمن هذا السجل ، على سبيل المثال لا الحصر ، المعلومات التالية لكل طلب: هوية مقدم الطلب إذا تم تقديمه ، وتاريخ استلام الطلب ، ونص الطلب الأصلي ، ووصف السجلات التي تم إنتاجها استجابةً إلى الطلب ، ووصف السجلات التي تم تنقيحها أو حجبها وأسباب ذلك ، وتاريخ التصرف النهائي في الطلب. 

المعلومات عبر الإنترنت

تتوفر مجموعة متنوعة من السجلات والمعلومات على موقع الويب الخاص بالمنطقة على wwps.org. يتم تشجيع مقدمي الطلبات على عرض المستندات المتاحة على موقع الويب قبل تقديم طلب السجلات.

طلب سجلات عامة

طلب موظف السجلات العامة

يجب على أي شخص يرغب في فحص أو نسخ السجلات العامة للمنطقة تقديم الطلب شخصيًا خلال ساعات العمل العادية في المقاطعة ، أو كتابيًا عن طريق رسالة أو فاكس أو بريد إلكتروني موجه إلى مسؤول السجلات العامة بما في ذلك المعلومات التالية:

· الاسم والعنوان ورقم الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني لمقدم الطلب.

· تحديد السجلات العامة الملائمة لموظف السجلات العامة أو من ينوب عنه لتحديد السجلات ؛ و

· تاريخ تقديم الطلب إلى المقاطعة.

توصي المقاطعة باستخدام نموذج طلب السجلات العامة عند تقديم طلب للحصول على سجلات. هذا النموذج متاح للاستخدام من قبل مقدمي الطلبات في المكتب المركزي للمقاطعة وعلى الإنترنت على wwps.org.

سجلات يمكن التعرف عليها

يجب أن يسعى الطلب بموجب قانون السجلات العامة بواشنطن ، الفصل 42.56 RCW وسياسة المنطقة 4040 ، إلى الحصول على سجل يمكن التعرف عليه أو سجلات يمكن التعرف عليها. طلب للحصول على جميع السجلات التي أعدتها أو تملكها أو تستخدمها أو تحتفظ بها المقاطعة أو جميعها إلى حد كبير ليس طلبًا صالحًا للحصول على سجلات يمكن التعرف عليها. الطلبات العامة للحصول على معلومات من المنطقة التي لا تسعى للحصول على سجلات يمكن تحديدها لا تغطيها السياسة 4040. لن يتم اعتبار طلب جميع السجلات التي تناقش موضوعًا معينًا أو التي تحتوي على كلمة رئيسية أو اسم معين طلبًا لجميع سجلات المنطقة.

طلب السجلات الإلكترونية

عملية طلب السجلات العامة الإلكترونية هي نفس عملية طلب السجلات العامة الورقية. ومع ذلك ، لمساعدة المنطقة في الاستجابة لطلب السجلات الإلكترونية ، يجب على مقدم الطلب تقديم مصطلحات بحث محددة من شأنها أن تسمح لمسؤول السجلات العامة أو من ينوب عنه بتحديد موقع السجلات التي يمكن التعرف عليها والتي تستجيب للطلب وتجميعها.

إنشاء سجلات جديدة

المقاطعة ليست ملزمة بموجب القانون لإنشاء رقم قياسي جديد لتلبية طلب السجلات للحصول على المعلومات. قد تختار المنطقة إنشاء سجل اعتمادًا على طبيعة الطلب وملاءمة توفير المعلومات في مستند جديد ، مثل عندما يتم طلب بيانات من مواقع متعددة ويمكن دمجها بسهولة أكبر في سجل جديد واحد.

نسخ من السجلات

إذا رغب مقدم الطلب في الحصول على نسخ من السجلات بدلاً من فحصها ، فيجب عليه أو عليها توضيح ذلك في الطلب واتخاذ الترتيبات اللازمة للدفع مقابل نسخ السجلات أو الإيداع.

الطلبات ليست مكتوبة

يجوز لموظف السجلات العامة أو من ينوب عنه قبول الطلبات غير الرسمية للسجلات العامة عبر الهاتف أو شخصيًا. لتجنب أي لبس أو سوء فهم ، ومع ذلك ، يجب على مقدمي الطلبات أن يضعوا في اعتبارهم أن الطلب المختزل إلى الكتابة هو الطريقة المفضلة دائمًا. إذا تلقى موظف السجلات العامة أو من ينوب عنه طلبًا عبر الهاتف أو شخصيًا ، فسيقوم موظف السجلات العامة بتأكيد فهمه أو فهمها للطلب مع مقدم الطلب كتابةً.

معالجة طلبات السجلات العامة

ترتيب معالجة الطلبات

ستقوم المنطقة عادةً بمعالجة الطلبات بالترتيب المستلم. ومع ذلك ، يمكن أيضًا معالجة الطلبات خارج الترتيب إذا كان ذلك يسمح بمعالجة معظم الطلبات بأكثر الطرق كفاءة.

المراجعة المركزية

سيتم إرسال طلبات السجلات التي لم يتم تقديمها إلى مسؤول السجلات العامة للمنطقة من قبل المسؤولين على مستوى المبنى أو مسؤولي البرنامج أو غيرهم من الموظفين الذين يتلقون الطلب إلى مسؤول السجلات العامة للمعالجة.

استجابة خمسة أيام

في غضون خمسة (5) أيام عمل من استلام الطلب ، سيقوم مسؤول السجلات العامة بواحد أو أكثر من الإجراءات التالية:

1. قدِّم نسخًا من السجل (السجلات) المطلوبة أو اجعل السجل متاحًا للتفتيش أو ، بدلاً من ذلك ، قدم عنوان إنترنت ورابطًا إلى موقع الويب الخاص بالمقاطعة حيث يمكن الوصول إلى السجل المحدد (بشرط ألا يكون مقدم الطلب قد أبلغ المنطقة التي لا يمكنه الوصول إلى السجلات عبر الإنترنت) ؛ أو

2. تقر بأن المنطقة قد تلقت الطلب وتقديم تقدير معقول للوقت الذي ستحتاجه للرد الكامل ؛ أو

3. تقر بأن المقاطعة قد تلقت الطلب ، واطلب من مقدم الطلب تقديم توضيح لطلب غير واضح ، مع تقديم تقدير معقول إلى أقصى حد ممكن للوقت الذي ستحتاجه المنطقة للرد على الطلب إذا كان غير واضح أو

4. رفض الطلب (على الرغم من أنه لن يتم رفض أي طلب فقط على أساس أن الطلب مبالغ فيه).

إذا فشل مقدم الطلب في الاستجابة لطلب المقاطعة للتوضيح في غضون 30 يومًا وكان الطلب بأكمله غير واضح ، يجوز للمقاطعة إغلاق الطلب وعدم الرد عليه. إذا فشل مقدم الطلب في الاستجابة لطلب المقاطعة للتوضيح في غضون 30 يومًا ، وكان جزء من الطلب غير واضح ، فسوف تستجيب المقاطعة لجزء الطلب الواضح وقد تغلق بقية الطلب. في ظروف غير عادية ، يجوز للمنطقة أيضا السعي للحصول على أمر من المحكمة يأمر بالكشف وفقا للقانون.

قد ترفض المقاطعة طلب الروبوت الذي يعد أحد الطلبات المتعددة من مقدم الطلب خلال فترة أربع وعشرين ساعة إذا أثبتت المقاطعة أن الاستجابة لطلبات الروبوت المتعددة قد تتسبب في حدوث تداخل مفرط مع الوظائف الأساسية الأخرى للمقاطعة. قد تعتبر المقاطعة أن الطلب عبارة عن طلب روبوت عندما تعتقد المنطقة بشكل معقول أن الطلب قد تم إنشاؤه تلقائيًا بواسطة برنامج كمبيوتر أو برنامج نصي.

إذا لم ترد المنطقة التعليمية كتابيًا في غضون خمسة أيام عمل من استلام طلب الإفصاح ، يجب على مقدم الطلب الاتصال بمسؤول السجلات العامة لتحديد سبب عدم الرد.

الغرض من الطلب

قد تستفسر المنطقة عن الغرض الذي من أجله يُطلب سجل وقد تستخدم الإجابة للمساعدة في جمع السجلات المتجاوبة وتحديد ما إذا كان للجمهور مصلحة مشروعة في الحصول على المعلومات. ومع ذلك ، لا يُطلب من مقدم الطلب تقديم غرض ولا يجوز للمقاطعة رفض تقديم السجلات فقط لأن مقدم الطلب يرفض تقديم غرض من الطلب.

حماية حقوق الآخرين

في حالة احتواء السجلات المطلوبة على معلومات قد تؤثر على حقوق الآخرين ويمكن القول بإعفائها من الكشف عنها ، يجوز لموظف السجلات العامة ، قبل تقديم السجلات ، إرسال إشعار إلى هؤلاء الآخرين. قد يتيح الإشعار للآخرين الاتصال بمقدم الطلب ومطالبتهم بمراجعة الطلب ، أو ، إذا لزم الأمر ، طلب أمر من المحكمة لمنع أو تقييد الكشف. قد يتضمن إشعار الأشخاص المتضررين أيضًا نسخة من الطلب.

سجلات معفاة من الإفشاء

تُعفى بعض السجلات من الكشف ، كليًا أو جزئيًا ، بموجب استثناء محدد وارد في الفصل 42.56 RCW أو قانون آخر يستثني أو يحظر الكشف عن معلومات أو سجلات محددة.

إذا اعتقدت المقاطعة أن السجل معفى من الكشف ويجب حجبه ، فإن موظف السجلات العامة سيحدد كتابةً الإعفاء المحدد (والقسم القانوني) الذي ينطبق ويقدم شرحًا موجزًا ​​لكيفية تطبيق الإعفاء على السجل الذي يتم حجبه أو منقح. سيتم توفير هذا الإعفاء والشرح لمقدم الطلب في فهرس أو سجل الاستقطاع الضريبي.

إذا تم إعفاء جزء فقط من السجل من الإفشاء ، ولكن لم يتم إعفاء الباقي ، فسيقوم مسؤول السجلات العامة بتنقيح الأجزاء المعفاة ، وتوفير الأجزاء غير المعفاة ، والإشارة إلى مقدم الطلب سبب تنقيح أجزاء من السجل في الاستقطاع الضريبي فهرس أو سجل.

لائحة القوانين المعفاة أو التي تمنع الإفشاء

وفقًا لـ RCW42.56.070 (2) ، تحتوي هذه القواعد على قائمة من القوانين - بخلاف تلك المدرجة على وجه التحديد في قانون السجلات العامة بواشنطن ، الفصل 42.56 RCW - والتي قد تستثني الإفصاح عن بعض السجلات العامة أو أجزاء من السجلات. حددت المنطقة القوانين التالية:

· TheFamilyEducationandPrivacyRightsAct (FERPA)، 20USC §1232g (بخصوص السجلات التعليمية للطلاب) ؛

· WashingtonStateStudentEducationRecordsLaw، RCW28A.605.030 ؛

· قانون تعليم الأفراد ذوي الإعاقة (IDEA) ، 20 USC § 1400 et. فيما يليها. و 34 CFR الجزء 300 (حماية سرية معلومات التعريف الشخصية الواردة في سجلات الطلاب للطلاب ذوي الإعاقة).

· منتجات الاتصالات والمحاماة ذات الامتياز ، مثل المجموعة السابقة للفصل 5.60 RCW ؛

· قانون خصوصية السجلات الجنائية (CRPA) ، الفصل 10.97 ، RCW ؛

· معلومات عن الطلاب الذين يتلقون وجبة غداء مجانية أو مخفضة ، 42 USC § 1758 (b) (6) ؛

· قانون التأمين الصحي لقابلية النقل والمساءلة (HIPPA) ، 45 أجزاء CFR 160-164 (فيما يتعلق بخصوصية وأمن معلومات الرعاية الصحية) ؛

· إساءة معاملة الأطفال - الحماية والإجراءات ، RCW 26.44.010 ؛ RCW 26.44.030 (9) ؛

· إخطار المجرمين الأحداث ، RCW 13.04.155 (3) ؛

· سؤال الامتحان للمعلمين أو التلاميذ قبل الامتحان ، أسئلة RCW 28A.635.040 ؛

· PublicLaw98-24، Section527ofthePublicHealthServicesAct، 41 USC§290dd-2 (سرية سجلات مرضى الكحول والمخدرات) ؛

· الأحكام الدستورية للولايات المتحدة وواشنطن ، بما في ذلك ، على سبيل المثال لا الحصر ، حق الخصوصية وحرية الاتحاد.

بالإضافة إلى هذه الإعفاءات ، تحظر RCW 42.56.070 (9) توفير الوصول إلى قوائم الأفراد المطلوبين للأغراض التجارية ، ولا يجوز للمنطقة القيام بذلك ما لم يصرح بها القانون أو يوجهها على وجه التحديد.

القائمة أعلاه للأغراض الإعلامية فقط وليس الغرض منها تغطية جميع الاستثناءات الممكنة من قانون السجلات العامة. تشمل القائمة أعلاه الإعفاءات فقط التي قد تكون بالإضافة إلى تلك المنصوص عليها في الفصل 42.56 RCW. في ظل الظروف المناسبة ، يجوز للمنطقة الاعتماد على الإعفاءات القانونية الأخرى التي لم يتم تحديدها أعلاه أو الواردة في قانون الإفصاح العام.

فحص السجلات

بما يتفق مع المطالب الأخرى ، ودون تعطيل عمليات المنطقة بشكل غير معقول ، يجب على المنطقة توفير على الفور لتفتيش السجلات العامة غير المعفاة. لا يجوز لأي فرد من الجمهور إزالة مستند من منطقة العرض دون إذن من مسؤول السجلات العامة ، ولا يجوز له / لها تفكيك أو تغيير أي مستند. يجب على مقدم الطلب الإشارة إلى الوثائق التي يرغب في المنطقة لنسخها. لا توجد تكلفة لفحص سجلات المنطقة.

توفير نسخ من السجلات غير الإلكترونية

بعد اكتمال التفتيش ، يجب على مسؤول السجلات العامة أو من ينوب عنه عمل النسخ المطلوبة أو الترتيب لنسخها.

توفير السجلات الإلكترونية

عندما يطلب مقدم الطلب سجلات بتنسيق إلكتروني ، فإن مسؤول السجلات العامة أو من ينوب عنه سيقدم السجلات غير المعفاة أو أجزاء من هذه السجلات التي يمكن تحديد موقعها بشكل معقول في تنسيق إلكتروني تستخدمه المنطقة ومتاح بشكل عام تجاريًا ، أو بتنسيق يمكن ترجمتها بشكل معقول من التنسيق الذي تحتفظ به المقاطعة بالسجل.

توفير السجلات بالتقسيط

عندما يكون الطلب يتعلق بعدد كبير من السجلات ، يحق لمسؤول السجلات العامة أو من ينوب عنه توفير الوصول للفحص والنسخ على أقساط. إذا فشل مقدم الطلب ، في غضون ثلاثين (30) يومًا ، في فحص مجموعة السجلات بأكملها أو واحد أو أكثر من الأقساط ، فيجوز لموظف السجلات العامة أو من ينوب عنه التوقف عن البحث عن السجلات المتبقية وإغلاق الطلب وستتم مناقشته بمزيد من التفصيل أدناه.

إتمام التفتيش

عند اكتمال فحص السجلات المطلوبة وتقديم جميع النسخ المطلوبة ، سيشير موظف السجلات العامة أو من ينوب عنه إلى أن المنطقة قد أكملت بحثًا دؤوبًا عن السجلات المطلوبة وجعل أي سجلات موجودة غير معفاة متاحة للتفتيش.

إغلاق طلب منسحب أو مهجور

يجب على مقدم الطلب المطالبة أو مراجعة السجلات المجمعة في غضون ثلاثين (30) يومًا من إخطار المقاطعة له أو لها بأن السجلات متاحة للفحص أو النسخ. يجب على المقاطعة إخطار مقدم الطلب كتابيًا بهذا المطلب وإبلاغ مقدم الطلب بأنه يجب عليه أو عليها الاتصال بالمنطقة لاتخاذ الترتيبات للمطالبة أو مراجعة السجلات. إذا فشل مقدم الطلب أو ممثل مقدم الطلب في المطالبة بالسجلات أو مراجعتها خلال فترة الثلاثين يومًا أو إجراء ترتيبات أخرى ، يجوز للمقاطعة إغلاق الطلب وإعادة تجميع السجلات المجمعة.

عندما يسحب مقدم الطلب الطلب أو يفشل في الوفاء بالتزاماته لفحص السجلات أو دفع الوديعة أو الدفعة النهائية للنسخ المطلوبة ، سيقوم موظف السجلات العامة بإغلاق الطلب وإبلاغ مقدم الطلب بأن المقاطعة قد أغلقت طلب.

الوثائق المكتشفة في وقت لاحق

إذا ، بعد أن أبلغت المقاطعة مقدم الطلب أنها قدمت جميع السجلات المتاحة ، أصبحت المنطقة على علم بمستندات استجابة إضافية موجودة في وقت الطلب ، فستقوم بإبلاغ مقدم الطلب على الفور بالمستندات الإضافية وتقديمها على وجه السرعة .

تكاليف تقديم السجلات والتنازل عن التكاليف والاتفاقات المتعلقة بالتكاليف

تكلفة النسخ المطبوعة والمراسلات

تبلغ تكلفة توفير النسخ أو النسخ المطبوعة من السجلات الإلكترونية 15 سنتًا للصفحة. بدلاً من ذلك ، إذا حددت المقاطعة ووثائق أن الرسوم المسموح بها بموجب هذا الإجراء تساوي بوضوح دولارين أو أكثر ، فقد تفرض المقاطعة بدلاً من ذلك رسومًا ثابتة قدرها دولاران لتوفير السجلات. إذا كانت المقاطعة تفرض رسومًا ثابتة على القسط الأول ، فلن تفرض المقاطعة رسومًا ثابتة إضافية أو رسومًا لكل صفحة مقابل أي أقساط لاحقة. قد يتم الدفع نقدًا أو بشيك أو بحوالة بريدية مستحقة الدفع للمقاطعة. 

قد تفرض المنطقة أيضًا تكاليف البريد الفعلية ، بما في ذلك تكلفة حاوية الشحن أو الظرف.

قد يطلب مسؤول السجلات العامة أو من ينوب عنه دفع باقي تكاليف النسخ قبل تقديم جميع السجلات ، أو دفع تكاليف نسخ القسط قبل تقديم هذا القسط.

عند الطلب ، ستقدم المقاطعة ملخصًا للرسوم المطبقة قبل عمل أي نسخ. سيُسمح لمقدم الطلب بمراجعة الطلب من أجل تقليل الرسوم المطبقة.

رسوم الخدمة المخصصة

قد يتم فرض رسوم خدمة مخصصة إذا قدرت المنطقة أن الطلب سيتطلب استخدام خبرة في تكنولوجيا المعلومات لإعداد تجميعات البيانات ، أو لتوفير خدمات وصول إلكترونية مخصصة عندما لا يتم استخدام مثل هذه التجميعات وخدمات الوصول المخصصة من قبل المنطقة لمنطقة أخرى المقاصد. قد تسدد رسوم الخدمة المخصصة للمنطقة التكلفة الفعلية لتقديم الخدمات في هذه الفقرة.

لن تقوم المنطقة بتقييم رسوم خدمة مخصصة إلا إذا أخطرت مقدم الطلب برسوم الخدمة المخصصة التي سيتم تطبيقها على الطلب ، بما في ذلك شرح سبب تطبيق رسوم الخدمة المخصصة ، ووصف الخبرة المحددة ، والتكلفة التقديرية المعقولة من التهمة. سيوفر الإشعار أيضًا لمقدم الطلب فرصة تعديل طلبه أو طلبها من أجل تجنب أو تقليل تكلفة رسوم الخدمة المخصصة.

تكلفة السجلات الإلكترونية

تكلفة توفير السجلات الإلكترونية كالتالي:

1. عشرة سنتات لكل صفحة للسجلات العامة الممسوحة ضوئيًا في تنسيق إلكتروني أو لاستخدام معدات المقاطعة لمسح السجلات ؛

2. خمسة سنتات لكل أربعة ملفات إلكترونية أو مرفقات يتم تحميلها على البريد الإلكتروني أو خدمة تخزين البيانات السحابية أو غيرها من وسائل التسليم الإلكتروني ؛

3. عشرة سنتات لكل جيجا بايت لنقل السجلات العامة بتنسيق إلكتروني أو لاستخدام معدات المنطقة لإرسال السجلات إلكترونيًا ؛ و

4. التكلفة الفعلية لأي وسائط تخزين رقمية أو جهاز توفره المنطقة ، والتكلفة الفعلية لأي حاوية أو مظروف مستخدم لإرسال النسخ بالبريد إلى مقدم الطلب ، ورسوم البريد أو التسليم الفعلية.

ستتخذ المقاطعة خطوات معقولة لتوفير السجلات بأكثر الطرق كفاءة المتاحة للمنطقة في عملياتها العادية ؛

بدلاً من ذلك ، إذا حددت المقاطعة ووثائق أن الرسوم المسموح بها بموجب هذا الإجراء تساوي بوضوح دولارين أو أكثر ، فقد تفرض المقاطعة بدلاً من ذلك رسومًا ثابتة قدرها دولاران لتوفير السجلات. إذا كانت المقاطعة تفرض رسومًا ثابتة على القسط الأول ، فلن تفرض المقاطعة رسومًا ثابتة إضافية أو رسومًا لكل صفحة مقابل أي أقساط لاحقة.

قد يطلب مسؤول السجلات العامة أو من ينوب عنه أيضًا دفع باقي تكاليف النسخ قبل تقديم جميع السجلات ، أو دفع تكاليف نسخ القسط قبل تقديم هذا القسط.

عند الطلب ، ستقدم المقاطعة ملخصًا للرسوم المطبقة قبل فرض الرسوم بموجب هذا الإجراء. سيُسمح لمقدم الطلب بمراجعة الطلب من أجل تقليل الرسوم المطبقة.

لن تفرض المقاطعة رسوم نسخ للوصول إلى أو تنزيل السجلات التي تنشرها المنطقة بشكل روتيني على موقعها على الويب قبل استلام الطلب ، ما لم يطلب مقدم الطلب على وجه التحديد أن تقدم المقاطعة نسخًا من هذه السجلات من خلال وسائل أخرى.

الودائع

قبل البدء في عمل النسخ ، قد يطلب مسؤول السجلات العامة أو من ينوب عنه إيداع ما يصل إلى عشرة بالمائة من التكاليف المقدرة لنسخ جميع السجلات التي يختارها مقدم الطلب ، بما في ذلك تكلفة رسوم الخدمة المخصصة وفقًا للبند أعلاه.

إعفاء

يجوز لموظف السجلات العامة التنازل عن أي رسوم مقدرة لطلب. نيابة عن المقاطعة ، يجوز لموظف السجلات العامة أيضًا الدخول في أي عقد أو مذكرة تفاهم أو اتفاقية أخرى مع مقدم الطلب الذي يوفر ترتيبًا بديلاً للرسوم للرسوم المصرح بها في هذا الإجراء ، أو ردًا على عدد كبير أو متكرر الحدوث طلب.

المراجعة الداخلية لرفض السجلات العامة

التماس للمراجعة الإدارية الداخلية لرفض الوصول

يجوز لأي شخص يعترض على الرفض الأولي أو الرفض الجزئي لطلب السجلات تقديم التماس كتابي (بما في ذلك البريد الإلكتروني) إلى مسؤول السجلات العامة لمراجعة هذا القرار. يجب أن يتضمن الالتماس نسخة من البيان المكتوب من قبل موظف السجلات العامة أو من ينوب عنه رفض الطلب أو تحديده بشكل معقول.

النظر في عريضة المراجعة

يجب على مسؤول السجلات العامة النظر في الالتماس على الفور ويجب عليه إما تأكيد أو عكس الرفض في غضون يومي عمل بعد استلام الالتماس ، أو في أي وقت آخر يتفق عليه كل من المقاطعة ومقدم الطلب بشكل متبادل.

الإبلاغ عن تكاليف إنتاج السجلات العامة

ستقدم المنطقة المعلومات المحددة في RCW الفصل 40.14 إلى لجنة المراجعة والتدقيق التشريعي المشتركة كما هو مطلوب بموجب القانون.

المنقح: سبتمبر 2022