3231 (ف) - سجلات الطلاب

الإجراء الإداري رقم 3231

سجلات الطلاب

نوع السجلات
تقسم سجلات الطلاب إلى فئتين: المجلد التراكمي والسجلات التكميلية.

قد يحتوي المجلد التراكمي على جميع المعلومات المتعلقة بالطالب والتي يتم جمعها والاحتفاظ بها على أساس روتيني ، مثل معلومات التعريف (الاسم ، تاريخ الميلاد ، الجنس ، السنة الدراسية في المدرسة ، العنوان ، رقم الهاتف ، اسم الوالد ، التصنيف العرقي ، معلومات الطوارئ ، مكان عمل الوالدين ، طبيب الأسرة ، جليسة الأطفال ، الأشقاء) ؛ سجلات الحضور بما في ذلك تاريخ الدخول والانسحاب ؛ الدرجات وتقارير تقدم الطلاب الأخرى ؛ نتائج اختبارات التحصيل المدرسي ، والاستعداد ، والاهتمامات ، والسمع ، والبصر ؛ تقارير حالة الصحة والتحصين ؛ سجلات الإنجازات المدرسية والمشاركة في الأنشطة المدرسية ؛ تم التحقق من تقارير سوء السلوك ، بما في ذلك سجل الإجراءات التأديبية المتخذة ؛ وتلك المعلومات الأخرى التي تمكن الموظفين من تقديم المشورة للطلاب والتخطيط للأنشطة المناسبة. قد تكون معلومات التعريف محدودة إذا كان الطالب مشاركًا في برنامج سرية العنوان بالولاية.

يمكن جمع السجلات التكميلية حول الطالب والاحتفاظ بها فيما يتعلق بمخاوف المدرسة الخاصة بشأن الطالب ، مثل المعلومات الصحية السرية أو التقارير المرتبطة بتقييم وتنسيب الطالب الذي تم تحديده رسميًا على أنه "محور الاهتمام" ؛ تقارير من أشخاص ومنظمات غير مدرسية مثل الأطباء وعلماء النفس والعيادات ، باستثناء أغراض الفحص العام ؛ تقارير تتعلق بمشاكل محددة مرتبطة بالطالب ؛ والتقارير الحالية للاختبارات النفسية وتقارير التقدم المتعلقة بحالة إعاقة الطالب. يجب تأريخ جميع التقارير الواردة في السجلات وتوقيعها.

لغرض هذا الإجراء ، يتم تعريف مذكرات العمل للموظفين على أنها تلك السجلات الخاصة بالطلاب والتي يتم الاحتفاظ بها في حوزة الكاتب وحده ولا يمكن الوصول إليها أو الكشف عنها لأي شخص آخر باستثناء بديل لذلك الموظف. ملاحظات العمل لا تعتبر سجلات الطلاب ضمن نطاق هذا الإجراء.

سهولة الوصول إلى سجلات الطلاب
سيتم توفير المعلومات الواردة في المجلد التراكمي و / أو السجلات التكميلية للأشخاص والوكالات على النحو التالي:

أ.الآباء:
آباء الأطفال المعالين لهم الحق في فحص المجلد التراكمي و / أو السجلات التكميلية لأطفالهم.
1. بناءً على طلب الوالد أو أحد الموظفين ، سيقوم موظف مؤهل بتزويد الوالد بتحليل وتفسير لجميع المعلومات الموجودة في المجلد التراكمي والسجلات التكميلية. ستحدث المراجعة في غضون خمسة أيام عمل مدرسية بعد أن تتلقى المنطقة التعليمية طلبًا ما لم يتم تقديم تفسير كتابي لعدم القيام بذلك من قبل أمين السجلات. لن تتم المراجعة بأي حال من الأحوال بعد 45 يومًا من تقديم الوالد للطلب. 
2. سيتم إجراء الفحص والمراجعة خلال ساعات العمل العادية ، ما لم يوافق ولي الأمر (المعلم ، المستشار ، الممرضة ، الأخصائي النفسي ، المدير) على الترتيبات الأخرى. سيقدم الأوصياء المساعدة في تفسير وتحليل سجلات الطلاب حسب الحاجة. على الرغم من أن السجلات يجب أن تظل تحت سيطرة المنطقة ، فقد يتم نسخها أو إعادة إنتاجها بواسطة أو من أجل ولي الأمر أو الطالب المؤهل على نفقتهم الخاصة

ب. الطالب
بناءً على طلب الطالب ، سيقوم أحد الموظفين المؤهلين بترجمة المعلومات من المجلد التراكمي للطالب. سيقوم الموظف المؤهل بتفسير المعلومات الواردة في السجلات التكميلية للطالب بناءً على طلبه / طلبها وبموافقة ولي الأمر. يجوز للطالب البالغ فحص ملفه التراكمي والسجلات التكميلية. يشمل حق الوصول الممنوح للوالد أو الطالب البالغ الحق في الحصول على قائمة بأنواع سجلات التعليم المتعلقة بالطلاب التي تحتفظ بها المدرسة والمنطقة. سيكون للوالد والطالب البالغ الحق في فحص محتوى أي سجل يحتوي على معلومات التعريف الشخصية لأكثر من طالب أو إبلاغه به ، شريطة أن ينطبق الحق في الوصول فقط على ذلك الجزء من السجل أو المستند المتعلق للطالب. عند التخرج من المدرسة الثانوية ، يجوز للطالب أن يطلب الحصول على نسخة نهائية بالإضافة إلى الدبلوم.

سيتم إخطار أولياء الأمور والطلاب البالغين سنويًا بحقهم في فحص ومراجعة سجلات أطفالهم وحقوقهم الأخرى بموجب قانون الخصوصية وحقوق تعليم الأسرة.

يمنح قانون الخصوصية والحقوق التعليمية للأسرة (FERPA) للآباء والطلاب الذين تزيد أعمارهم عن 18 عامًا ("الطلاب المؤهلون") حقوقًا معينة فيما يتعلق بسجلات تعليم الطالب. هم انهم:
1. الحق في فحص ومراجعة سجلات تعليم الطالب في غضون 45 يومًا من اليوم الذي تتلقى فيه المنطقة التعليمية طلبًا للوصول. يجب على أولياء الأمور أو الطلاب المؤهلين تقديم طلب كتابي إلى أمين سجلات المنطقة الذي يحدد السجل (السجلات) الذي يرغبون في فحصه. سيقوم أمين السجلات بترتيب الوصول وإخطار الوالد أو الطالب المؤهل بالوقت والمكان اللذين يمكنهم فيه فحص السجلات.
2. الحق في طلب تعديلات على سجلات تعليم الطالب التي يعتقد ولي الأمر أو الطالب المؤهل أنها غير دقيقة أو مضللة. قد يطلب أولياء الأمور أو الطلاب المؤهلين من المنطقة تعديل السجل الذي يعتقدون أنه غير دقيق أو مضلل. يجب أن يكتبوا لمدير المدرسة ، ويحددوا بوضوح جزء السجل الذي يريدون تغييره ، ويحددوا سبب كونه غير دقيق أو مضلل. إذا قررت المنطقة التعليمية عدم تعديل السجل بناءً على طلب الوالد أو الطالب المؤهل ، فسوف تقوم المنطقة بإخطار الوالد أو الطالب المؤهل بالقرار وإبلاغهم بحقهم في جلسة استماع فيما يتعلق بطلب التعديل. سيتم تقديم معلومات إضافية بشأن إجراءات جلسة الاستماع إلى ولي الأمر أو الطالب المؤهل عند إخطاره بالحق في جلسة استماع.
 
الحق في الموافقة على الكشف عن معلومات التعريف الشخصية الواردة في السجلات التعليمية للطالب ، باستثناء الحد الذي يسمح به قانون الخصوصية والحقوق التعليمية للأسرة (FERPA) بالكشف دون موافقة. الاستثناءات التي تسمح بالكشف دون موافقة هي: الإفصاح الذي تعتبره المنطقة ضروريًا لحماية صحة أو سلامة الطالب أو الأفراد الآخرين والإفصاح لمسؤولي المدرسة الذين لديهم مصالح تعليمية مشروعة. مسؤول المدرسة هو شخص يعمل من قبل المنطقة كمسؤول أو مشرف أو مدرب أو موظف دعم (بما في ذلك الموظفين الصحيين أو الطبيين وموظفي وحدة إنفاذ القانون) ؛ شخص يعمل في مجلس إدارة المدرسة ؛ شخص أو شركة تعاقدت معها المقاطعة لأداء مهمة خاصة (مثل محامٍ أو ضابط جلسة استماع أو مدقق حسابات أو مستشار طبي أو معالج) ؛ أو أحد الوالدين أو الطالب يعمل في لجنة رسمية ، مثل لجنة التأديب أو التظلمات ، أو مساعدة مسؤول مدرسة آخر في أداء مهامه. لدى مسؤول المدرسة مصلحة تعليمية مشروعة إذا احتاج المسؤول إلى مراجعة سجل تعليمي من أجل الوفاء بمسؤوليته المهنية.

بناءً على الطلب ، تكشف المنطقة التعليمية عن السجلات التعليمية دون موافقة لمسؤولي منطقة تعليمية أخرى يسعى فيها الطالب أو ينوي التسجيل.

الحق في تقديم شكوى إلى وزارة التعليم الأمريكية بشأن الإخفاقات المزعومة من قبل المنطقة للامتثال لمتطلبات قانون الخصوصية والحقوق التعليمية للأسرة (FERPA). اسم وعنوان المكتب الذي يدير FERPA هو:
مكتب الامتثال لسياسة الأسرة
وزارة التعليم الأمريكية
400 شارع ماريلاند SW
واشنطن، DC 20202

C. طاقم العمل
سيتمكن الموظفون أو غيرهم من مسؤولي المدرسة الذين لديهم مصلحة تعليمية مشروعة في الطالب من الوصول إلى المجلد التراكمي وأي سجلات تكميلية.

مناطق أخرى
سيتم تزويد المناطق الأخرى بسجلات بناءً على طلب رسمي من المنطقة. في وقت نقل السجلات ، قد يتلقى الوالد أو الطالب البالغ نسخة من السجلات على نفقته / نفقتها إذا طُلب ذلك وستتاح له الفرصة للطعن في محتويات السجلات. سيتم إخطار أولياء الأمور من خلال دليل حقوق الطلاب والمسؤوليات السنوي بأنه سيتم إصدار سجلات الطلاب إلى مدرسة أخرى حيث التحق الطالب أو ينوي التسجيل.

هـ- الأشخاص والمنظمات الأخرى
قد يطلب أصحاب العمل المحتملين مراجعة نسخة الطالب. ستبلغ المنطقة التعليمية كل ولي أمر أو طالب بالغ سنويًا على الأقل بأنه سيتم احترام هذه الطلبات فقط عند إصدار موقع من الوالد أو الطالب البالغ. ستصدر المنطقة التعليمية المعلومات الواردة في المجلد التراكمي للطالب والسجلات التكميلية إلى الأشخاص والمؤسسات بخلاف الطالب والوالد والموظفين والمقاطعات الأخرى فقط بموافقة كتابية من ولي الأمر أو الطالب البالغ مع الاستثناءات التالية:

أ. يجوز للمنطقة التعليمية الإفراج عن معلومات الدليل علنًا دون الحصول على موافقة بشرط أن يتم إخطار الوالد أو الطالب البالغ سنويًا بنية المدرسة للإفصاح عن هذه المعلومات وإتاحة الفرصة للإشارة إلى أن هذه المعلومات لن يتم الإفصاح عنها دون موافقة مسبقة. لن تقوم المنطقة بنشر معلومات الدليل لأسباب تجارية. حددت المنطقة ما يلي كمعلومات دليل: اسم الطالب ، والصورة ، والعنوان ، وتاريخ الميلاد ، وتواريخ الحضور ، والمشاركة في الأنشطة والرياضة المعترف بها رسميًا ، ووزن وطول أعضاء الفرق الرياضية ، والدبلومات والجوائز التي تم الحصول عليها وأكثر حضر المدرسة الأخيرة. لن تكون العناوين السكنية الفعلية للمشاركين في برنامج سرية العنوان للولاية متاحة للإفراج عنها كمعلومات دليل. أرقام الضمان الاجتماعي وأرقام تعريف الطالب (مع عوامل المصادقة مثل كلمة المرور السرية أو رقم التعريف الشخصي) أو معلومات التعريف الشخصية الأخرى لا تعتبر معلومات دليل.

ب. قد يتم الإفصاح عن المعلومات إلى الممثلين المعتمدين للمراقب العام للولايات المتحدة ، أو مفوض التعليم ، و / أو الرئيس الإداري لوكالة التعليم أو سلطات التعليم بالولاية فيما يتعلق بمراجعة وتقييم برامج التعليم المدعومة اتحاديًا أو فيما يتعلق مع إنفاذ المتطلبات القانونية الاتحادية لمثل هذه البرامج.

ج. قد يتم الإفصاح عن المعلومات إلى مسؤولي الولاية والمسؤولين المحليين الذين تكون هذه المعلومات مطلوبًا على وجه التحديد للإبلاغ عنها أو الكشف عنها وفقًا لقانون ولاية واشنطن (أمثلة: الإبلاغ عن إساءة معاملة الأطفال أو الإحالة إلى محكمة الأحداث للتغيب عن المدرسة).

د. قد يتم الإفصاح عن المعلومات إلى المنظمات التي تجري دراسات للوكالات التعليمية بغرض تطوير الاختبارات التنبؤية أو التحقق من صحتها أو إدارتها أو تحسين التعليمات ، إذا تم إجراء هذه الدراسات بطريقة لا تسمح بتحديد الهوية الشخصية للطلاب وأولياء أمورهم من قبل أشخاص آخرين من ممثلي هذه المنظمات وإذا كانت هذه المعلومات سيتم إتلافها عند عدم الحاجة إليها للغرض الذي تم جمعها من أجله.
 
ه. قد يتم الإفصاح عن المعلومات وفقًا لأمر قضائي أو أمر استدعاء صادر بشكل قانوني بما في ذلك أوامر محكمة من جانب واحد بموجب قانون باتريوت الأمريكي ، بشرط بذل جهد معقول لإخطار الوالد أو الطالب البالغ مسبقًا بهذا الامتثال ما لم يكن هذا الإشعار غير صحيح مسموح به بأمر أو أمر استدعاء. امتثالًا لقانون الباحث العلمي الفيدرالي غير المنقطع لعام 2013 ، عندما يكون أحد الوالدين طرفًا في دعوى قضائية تنطوي على إساءة معاملة الأطفال أو إهمالهم (على النحو المحدد في القسم 3 من قانون إساءة معاملة الأطفال والوقاية والعلاج (42 USC 5101) أو مسائل التبعية ، وصدر الأمر في سياق هذا الإجراء ، لا يلزم المنطقة بتقديم إشعار إضافي (أي ، بالإضافة إلى إشعار المحكمة) إلى الوالد قبل الإفراج عن المعلومات.

F. قد يتم الإفصاح عن المعلومات للأشخاص والوكالات المناسبة فيما يتعلق بحالات الطوارئ لحماية صحة أو سلامة الطالب أو الأشخاص الآخرين. ستأخذ المنطقة التعليمية في الاعتبار مجمل الظرف وتحدد ما إذا كان هناك تهديد واضح وخطير لصحة أو سلامة الطالب أو الأفراد الآخرين. عندما يتم الإفراج عن معلومات من سجل الطالب ، بخلاف معلومات الدليل ، لأي شخص أو منظمة بخلاف طاقم العمل ، سيتم الاحتفاظ بسجل لهذا الإصدار كجزء من السجل المحدد المعني. لن يتم قبول الطلبات الهاتفية للحصول على معلومات حول الطلاب ما لم يتم معرفة هوية المتصل ويكون المتصل مفوضًا لتلقي المعلومات بموجب أحكام هذه الإجراءات. سيتم عمل سجل لأي إصدار من المعلومات ووضعه في المجلد التراكمي للطالب. سيتضمن سجل الوصول هذا تاريخ الوصول واسم الطرف الذي تم منحه حق الوصول والمصلحة التعليمية المشروعة للطرف الممنوح له الوصول.

ز. امتثالًا لقانون الباحث العلمي الفيدرالي غير المنقطع لعام 2013 ، قد يتم الإفصاح عن المعلومات المتعلقة بالطلاب في رعاية التبني دون موافقة خطية مسبقة من ولي الأمر أو الطالب المؤهل إلى أخصائيي الحالة بالوكالة أو ممثلين آخرين لوكالات رعاية الطفل المحلية أو الحكومية أو المنظمات القبلية المسؤولة قانونًا لرعاية وحماية الطالب ، للأغراض المتعلقة بخطة حالة الطالب.

ح. يجوز للطالب البالغ في المدرسة الثانوية و / أو الوالد / الوصي القانوني منح سلطة المنطقة للسماح لأصحاب العمل المحتملين بمراجعة نص الطالب.

السجلات الصحية السرية
يجب تخزين السجلات الصحية السرية في منطقة آمنة يمكن الوصول إليها فقط للموظفين المصرح لهم ، ما لم يتم إصدارها بشكل مناسب بموجب الفصل. تم الحصول على 70.02 RCW. يتم أيضًا تغطية هذه السجلات بموجب قانون الخصوصية وحقوق تعليم الأسرة ، مما يسمح للوالدين بالوصول إلى المراجعة وممارسة حقوق FERPA فيما يتعلق بالسجلات. هناك مستوى أعلى من السرية وحقوق الطالب القاصر في الخصوصية للسجلات المتعلقة بفيروس نقص المناعة البشرية أو الأمراض المنقولة جنسيًا أو العلاج من تعاطي المخدرات أو الكحول أو علاج الصحة العقلية أو تنظيم الأسرة أو الإجهاض. تعتبر عمليات إطلاق المعلومات المتعلقة بالأمراض المنقولة جنسياً وفيروس نقص المناعة البشرية والعلاج من تعاطي المخدرات أو الكحول أكثر تقييدًا من الإصدارات الطبية العادية.  
تعديل السجلات وجلسات الاستماع

في وقت الفحص والمراجعة ، يجوز للوالدين أو الطلاب البالغين الذين تم منحهم حق الوصول إلى السجلات طلب تعديل المعلومات الموجودة في سجلات الطالب. الأمناء (على سبيل المثال ، المعلم ، المستشار ، الممرضة ، الأخصائي النفسي) قد يحترم هذه الطلبات عن طريق تصحيح أو حذف السجلات المضللة أو التي تنتهك الخصوصية أو غير الدقيقة ، بشرط موافقة كبير الوصي (المدير أو رئيس القسم).

إذا رفض الوصي الأقدم التصحيح أو الحذف المطلوب ، يجوز للوالد أو الطالب البالغ طلب جلسة استماع غير رسمية أمام المشرف أو من ينوب عنه ، وستُعقد جلسة الاستماع في غضون 10 أيام دراسية من استلام هذا الطلب. أثناء جلسة الاستماع ، سيقوم المشرف أو من ينوب عنه بمراجعة الحقائق كما قدمها الوالد أو الطالب البالغ والوصي ويقرر ما إذا كان سيطلب التصحيح أو الحذف المطلوب أم لا. سيرسل المشرف أو من ينوب عنه قراره المكتوب إلى الوالد أو الطالب البالغ في غضون 10 أيام دراسية من جلسة الاستماع.

إذا كانت المنطقة التعليمية لا تزال تقرر عدم تعديل السجلات نتيجة لجلسة الاستماع ، يجوز للوالد أو الطالب البالغ الذي يطلب تعديل السجلات إدراج تفسير مكتوب لاعتراضاتهم في هذه السجلات.

صيانة سجلات الطلاب
يجب أن يكون مدير بناء الطالب أو مستشاره أو معلمه هو الوصي على المجلد التراكمي. سيكون مدير المدرسة أو مستشار الطالب هو القيِّم على السجلات التكميلية. يمكن الاحتفاظ بنسخ مكررة من جميع تقارير دراسة الحالة الإرشادية والتقارير الواردة من الوكالات غير المدرسية الواردة في السجل التكميلي للطالب في مكتب المنطقة تحت إشراف المشرف أو من ينوب عنه.

سوف يقوم الأوصياء بما يلي:
أ. الاحتفاظ فقط بالسجلات المصرح بها من خلال هذه الإجراءات ؛
ب. حماية سجلات الطلاب من الاستخدام غير المصرح به والتخلص منها ؛
جيم - الاحتفاظ بسجلات الوصول ؛
د. طلبات وصول الشرف للوالد أو الطالب البالغ ؛
ه. حذف أو تصحيح السجلات بناءً على موافقة أمين الحفظ الأول أو بناءً على أمر من المشرف أو من ينوب عنه أو مجلس الإدارة ؛ و
و. اتبع الجدول الزمني لمراجعة السجلات والإجراءات التي وضعها أمين الحفظ الأول.

قد يتولى كبار أمناء الحفظ واجبات أمناء الحفظ وسيقومون بما يلي:
أ. طلب ​​سجلات الطلاب من المدارس الأخرى.
ب. الحفاظ على أمن سجلات الطلاب.
ج. نقل السجلات وإتلافها وشطبها على النحو المسموح به ؛
د- الإشراف على أنشطة أمناءها ؛
هـ- إجراء جلسات استماع غير رسمية ومنح أو رفض الموافقة على التصحيحات أو عمليات الحذف التي يطلبها الآباء أو الطلاب البالغون ؛
و. إنشاء جداول وإجراءات مراجعة السجلات لمدارسهم أو أقسامهم وفقًا للإجراءات التي تحكم التصرف في السجلات. (ستتم مراجعة درجات الاختبارات النفسية سنويًا لتحديد مدى ملاءمتها للاحتياجات التعليمية المستمرة للطالب) ؛
عند نقل الطالب إلى المستوى التالي (من المدرسة الابتدائية إلى المدرسة الإعدادية ، ومن المدرسة الإعدادية إلى المدرسة الثانوية) أو عند التخرج أو النقل خارج المنطقة التعليمية ، قم بإزالة أي سجلات لم تعد ذات صلة للاحتفاظ بها أو الحفاظ عليها أو إتلافها وفقًا لإجراءات التخلص المعمول بها إلى التنسيب في البرنامج التعليمي ؛ و
يصادق أمين سجلات المنطقة بحلول 30 يونيو من كل عام على الآتي:
أ. يتم الاحتفاظ بالسجلات ذات الصلة بوضع البرامج التعليمية فقط ، ما لم يصرح القانون بخلاف ذلك ؛ و
ب. تم إنجاز المراجعات المطلوبة.

سيوفر أمين سجلات المنطقة الإشراف العام على إدارة ومراقبة سجلات الطلاب وسيفرض سياسة سجلات الطلاب والإجراءات الإدارية.

ستستخدم المنطقة مجموعة من الأساليب لحماية السجلات ، بما في ذلك كلمات المرور والضوابط المادية (مثل الخزانات المقفلة) والضوابط التكنولوجية (مثل ضوابط الوصول المستند إلى الأدوار للسجلات الإلكترونية) والإجراءات الإدارية.

التخلص من سجلات الطلاب
يجب أن يكون سجل الطالب الدائم بمثابة سجل لتاريخ الطالب المدرسي وإنجازه الأكاديمي. يجب استخراج السجلات الدائمة المودعة في المجلد التراكمي للطالب والاحتفاظ بها قبل التخلص من المجلد.

في غضون عشرة أيام بعد تلقي الطلب ، ستقدم المنطقة التعليمية مجموعة من السجلات التعليمية غير الرسمية لوالد الطالب المنتقل خارج الولاية والذي يستوفي تعريف الطفل المنتمي لعائلة عسكرية تمر بمرحلة انتقالية. عندما ينتقل طالب إلى مدرسة أخرى في المنطقة ، سيتم إرسال جميع السجلات بما في ذلك سجل الطالب الدائم إلى المدرسة الأخرى. عندما ينتقل طالب إلى مدرسة خارج المنطقة التعليمية ، فسيقوم الوصي الأقدم بمسح المجلد التراكمي لجميع المعلومات غير الرسمية والدخيلة. سيتم إرسال نسخة من جميع السجلات إلى المدرسة الطالبة. سيتم الاحتفاظ بالمجلد التراكمي لطالب المدرسة الابتدائية أو المتوسطة الذي يغادر المنطقة لمدة عامين بعد توقف التسجيل في المنطقة.

سيتم الاحتفاظ بالمجلدات التراكمية والسجلات التكميلية لطلاب المدارس الثانوية وفقًا لجدول الاحتفاظ بسجلات ولاية واشنطن. في جميع الحالات ، سيتم الاحتفاظ ببطاقة السجل الدائم للطالب إلى الأبد من قبل المنطقة التعليمية.

 
في الوقت الذي يتخرج فيه الطالب من المدرسة أو يتوقف عن حاجته إلى خدمات تعليمية خاصة ، سيتم إبلاغ الوالد / الوصي أو الطالب البالغ أن المعلومات الشخصية المتعلقة بحالة الإعاقة لم تعد ضرورية للأغراض التعليمية وأنه سيتم الاحتفاظ بسجلات التعليم الخاص من قبل المنطقة التعليمية لمدة ست (6) سنوات قبل أن يتم تدميرها وفقًا لجدول الاحتفاظ بسجلات المناطق التعليمية والمناطق التعليمية المعتمد وفقًا لـ RCW 40.14.070.

عند إبلاغ الوالد أو الطالب البالغ بحقوقه / حقوقها فيما يتعلق بهذه السجلات ، ستخبر المنطقة الوالد أو الطالب البالغ بأن المعلومات قد يحتاجها الطالب أو الوالد لإثبات الأهلية للحصول على مزايا معينة للبالغين ، على سبيل المثال ، الضمان الاجتماعي و أنه يجب على الوالد / الوصي / الطالب البالغ التأكد من أنه يمتلك الوثائق اللازمة ، أو يطلب نسخًا من سجلات معينة من المنطقة قبل إتلاف سجلات المنطقة التعليمية خلال ست (6) سنوات. بناءً على طلب الوالد / الوصي أو الطالب البالغ ، سيتم تدمير معلومات السجل المتعلقة بحالة الإعاقة ولكن فقط بعد استيفاء السجلات لمتطلبات الاحتفاظ بها لمدة ستة (6) سنوات وفقًا لجدول الاحتفاظ بسجلات المناطق التعليمية والمناطق التعليمية. يجوز للمنطقة ، وفقًا لتقديرها ، اختيار الاحتفاظ بهذه السجلات لفترة أطول من الوقت لأغراض العمل.

قد يتلقى الوالد أو الطالب البالغ ، على نفقته / عليها ، نسخة من جميع السجلات ليتم إرسالها إلى منطقة أخرى.

إتلاف واسع النطاق لسجلات الطلاب
بعد ممارسة الرعاية وفقًا لما ورد في القسم السابق (التخلص من سجلات الطلاب) ، سيقوم الوصي الأقدم بتجميع جميع السجلات وإرسالها إلى مكتب المنطقة التعليمية. سيتم وضع علامة واضحة على كل حزمة: "سجلات الطلاب - للتدمير" ، مؤرخة وموقعة من قبل كبير الأمناء. سيتم استكمال ورقة موجزة والاحتفاظ بها في المكتب. ستشير الورقة إلى: "اعتبارًا من هذا التاريخ ، قررت أن السجلات التالية قد يتم إتلافها وفقًا لمتطلبات المنطقة والولاية وقدمتها للتدمير." سيتم تأريخ ورقة الملخص والتوقيع عليها من قبل أمين الحفظ الأول.

السجلات الإلكترونية
السجلات الإلكترونية (بما في ذلك البريد الإلكتروني ومحتوى الويب) التي تم إنشاؤها واستلامها من قبل المنطقة في معاملة الأعمال العامة هي سجلات عامة لأغراض RCW 40.14 وستتم إدارتها بما يتفق مع جميع القوانين واللوائح التي تحكم الإفصاح عن الاحتفاظ والتدمير وأرشفة السجلات العامة. ستدير المنطقة السجلات الإلكترونية وفقًا لنفس الأحكام مثل المستندات الورقية على النحو المنصوص عليه في جداول الاحتفاظ بالسجلات. سيتم الاحتفاظ بالسجلات الإلكترونية في شكل إلكتروني وستظل قابلة للاستخدام وقابلة للبحث والاسترجاع وأصلية طوال فترة الاحتفاظ المحددة. ستحتفظ المنطقة بالسجلات الإلكترونية المعينة كأرشفة بالتنسيق الأصلي جنبًا إلى جنب مع الأجهزة والبرامج المطلوبة لقراءة البيانات ، ما لم يتم ترحيل البيانات بنجاح إلى نظام جديد. (ستحتفظ المنطقة بالسجلات وفقًا لجدول الاحتفاظ بالسجلات العام للمناطق التعليمية ومناطق الخدمات التعليمية في ولاية واشنطن الموجود على: www.sos.wa.gov/archives/recordsretentionschedules.aspx.)

 
قطع
حيثما ينطبق ذلك ، تبدأ فترة الاستبقاء بـ "الحد الأقصى". "القطع" هو مصطلح يستخدم للإشارة إلى الملفات أو السجلات التي يمكن إنهاؤها في تاريخ محدد مسبقًا. يمنع "القطع" السجلات الحالية من الوصول إلى حجم لا يمكن التحكم فيه ويسهل حفظ السجلات الجديدة. قد تكون سجلات السنة التقويمية "نهائية" في 31 ديسمبر ، ويتم إنشاء ملف جديد في 1 يناير ؛ يمكن أن تكون جميع سجلات السنة المالية "نهائية" فقط عند الانتهاء من إجراء أو حدث ، مثل إنهاء العقد ، والدفع النهائي للعقد ، وإنهاء التوظيف ، وما إلى ذلك. بغض النظر عن مدة فترة الاحتفاظ ، سلسلة السجلات يجب الاحتفاظ بها في ملفات المكتب بعد "القطع" فقط طالما كان ذلك ضروريًا لتلبية: (1) المرجع النشط ؛ (2) التدقيق ، عند الاقتضاء ؛ و (3) متطلبات تشغيلية أخرى. بمجرد استيفاء هذه العوامل الثلاثة ، يجب نقل السجلات إلى مركز السجلات أو إلى تنسيق بديل مناسب ، بما في ذلك إلكترونيًا لبقية فترة الاحتفاظ.

صدر: سبتمبر 2003
منقح: ديسمبر 2021
منقح: يناير 2023