6570 - إدارة البيانات والسجلات

رقم سياسة مجلس الإدارة 6570

إدارة البيانات والسجلات 

إدارة البيانات

المشرف مخول بإبرام عقد مع جمعية معالجة المعلومات في مدرسة واشنطن لشراء خدمات معالجة البيانات. من أجل الحفاظ على سلامة الطلاب والسجلات المالية ، سيضع المشرف إجراءات لتنفيذ الضوابط الداخلية فيما يتعلق بالوصول إلى السجلات الإلكترونية ومراقبتها.

إدارة السجلات والاحتفاظ بها

تدرك المنطقة أهمية السجلات العامة كسجل لأفعال المنطقة ومستودع هذه المعلومات. يحق للجمهور بموجب القانون فحص وشراء نسخ من هذه السجلات مع استثناءات معينة. تعني السجلات العامة للمنطقة أي حساب أو قسيمة أو عقد يتعامل مع استلام الأموال أو صرفها ؛ مع اقتناء أو استخدام أو التخلص من الخدمات أو التوريدات أو المواد أو المعدات أو الممتلكات الأخرى ؛ أو بأية محاضر أو ​​أوامر أو قرارات تحدد الحقوق الشخصية أو الملكية أو الامتيازات أو الحصانات أو الواجبات أو الالتزامات لأي شخص أو مجموعة.
يجب على المشرف تطوير إجراءات لتنفيذ هذه السياسة التي يجب أن تتوافق مع القانون ؛ تتطلب كحد أدنى حماية دائمة لمحاضر مجلس الإدارة وتقارير التدقيق السنوية وسجلات الطلاب الدائمة ؛ وتتطلب الاحتفاظ بجميع السجلات المالية المطلوبة لعمليات التدقيق. يقوم المشرف بتعيين موظف للعمل كمسؤول سجلات المنطقة.

قد يتم إتلاف السجلات عندما يأذن بها وزير الخارجية العام

جدول الاحتفاظ بالسجلات ودليل إدارة السجلات.

سجلات الممتلكات

يجب الاحتفاظ بسجلات الممتلكات وسجلات الجرد في جميع الأراضي والمباني والممتلكات الشخصية الخاضعة لسيطرة المنطقة.

يجب على المشرف تطوير نظام جرد للممتلكات والمعدات.

لأغراض هذه السياسة ، تعني "المعدات" وحدة من الأثاث أو المفروشات ، أو أداة ، أو آلة ، أو جهاز ، أو مجموعة من الأشياء التي تحتفظ بشكلها ومظهرها مع الاستخدام ، وهي غير قابلة للاستهلاك ، ولا تفقد هويتها عندما تم دمجه في وحدة أكثر تعقيدًا.

المعتمد من قبل المجلس: 16 يوليو 2002
تمت المراجعة: 7 أكتوبر 2003
منقح: 16 أبريل 2013